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Gefjon Version 1.6

Inhalt

• 1 Einleitung
• 2 Leistungsumfang
• 2.1 Funktionen des Systems im Überblick
• 2.2 Funktionen, die von externen Programmen bereitgestellt werden müssen
• 3 Die Dokumentation
• 4 Distribution

1 Einleitung

Als die UB Braunschweig in der 2. Hälfte 1997 begann, aktiv am subito-Dienst als Lieferbibliothek teilzunehmen, stieg der Umfang der Artikelbestellungen dramatisch an. Da dieser Dienst für den Benutzer kostenpflichtig ist, gehört zu den wesentlichen Aufgaben der bearbeitenden Abteilung neben der Lieferung von Dokumenten auch die Rechnungsstellung. Von Hand ließ sich dies von einer Person nicht mehr in vertretbarer Zeit bewerkstelligen und zusätzliche Kräfte konnten nicht eingestellt werden. Benötigt wurde daher vordringlich ein System, mit dem sich die Erstellung der Rechnungen weitgehend automatisieren ließ.

Für die Lieferbibliotheken des subito-Dienstes bestand die Möglichkeit, die im Rahmen des subito-Projektes erstellte DOD-Software einzusetzen. Mit ihrer Hilfe lassen sich Dokumente scannen, verschicken und Rechnungen erstellen.

Das DOD-System war in der Anschaffung jedoch teuer und umständlich zu bedienen, setzte zwingend den Einsatz von Unix und Oracle sowie einer unüblichen Scansoftware voraus und fügte sich generell nicht in die bestehende Software-Landschaft ein. Daher entstand die Idee, ein alternatives System zu entwickeln, das insbesondere die Erstellung von Rechnungen erledigt. Das vorliegende Paket ist das Ergebnis dieser Bemühungen.

2 Leistungsumfang

Die Software unterstützt die Bearbeiter bei der Bearbeitung von Bestellungen und deren Versand. Es sind die Teile implementiert, die zur Abwicklung der am häufigsten vorkommenden Auftragsarten notwendig sind. Dabei stützt sich das System auch auf externe Programme.

2.1 Funktionen des Systems im Überblick

Diese Funktionen sind zur Zeit Bestandteil des Systems:

• Empfang und Speicherung von subito-Bestellungen in einer Datenbank
• Weiterleitung der Bestellungen an den oder die Bearbeiter für welche Zwecke auch immer
• Bearbeitung der per E-Mail zu versendenden Dokumente:
  • Umwandlung der Dokumente in das PDF-Format
  • Versand einer Benachrichtigungs-E-Mail und des Dokumentes an den Kunden
  • Anlegen einer Sicherheitskopie in einem geschützten Bereich eines Webservers
  • Quittierung des Vorganges in der Datenbank inklusive der Berechnung des Preises
• Bearbeitung von Kopien, die per Post verschickt werden sollen:
  • Umwandeln der gescannten Dokumente nach PDF für den Ausdruck
  • Ausdrucken auf einem beliebigen Drucker
  • Quittierung des Vorganges in der Datenbank inklusive der Berechnung des Preises
• Funktionen zur Teilnahme an der Zentralregulierung von subito
• Webschnittstelle zur Quittierung von Nicht-E-Mail-Lieferungen, nicht erledigten Bestellungen u.a.
  
• Erzeugung und Versand der subito-Statistik
• Erzeugung und Druck von selbstgestalteten Rechnungen für Bestellungen, die nicht zentral reguliert werden
• Programme, die das Leben des Systemadministrators erleichtern sollen
• Detaillierte Logging-Funktionen
• Warnung des Systemadministrators beim Auftreten von Fehlern per E-Mail
• Ermöglichen von Auswertungen und Übersichten von vielerlei Art [ab 2010: mit a99 und a30]
  

2.2 Funktionen, die von externen Programmen bereitgestellt werden müssen

Es gibt in den System aber auch Funktionen, die nur von anderen Programmen erledigt werden können:

• Scannen. Dafür wird in Braunschweig die Ariel-Software in der Version 2.2 eingesetzt. Später kam auch die BookEye-Scansoftware hinzu. In aller Regel ist auch der Einsatz einer anderen Software möglich, falls sie das Multipage-TIFF-Format und den Versand von E-Mails unterstützt.
  
• Faxen. Wegen des relativ geringen Aufkommens an Bestellungen, in denen Fax als Lieferformat gewünscht wird, ist hierfür bisher kein besonderes Modul programmiert worden. Die UB Braunschweig verwendet zum Faxen eine zugekaufte Faxsoftware. Die Quittierung solcher Bestellungen kann nur über die Webschnittstelle erfolgen.
• Module zur buchhalterischen Verwaltung der Bestellungen. Zwar können mit der Software Einzel- und Sammelrechnungen erstellt werden, jedoch muss alles weitere mit einer anderen Software erledigt werden. Die UB Braunschweig nimmt für das Abwickeln des Zahlungsverkehrs seit langem die Zentralregulierung in Anspruch.

3 Die Dokumentation

Die Dokumentation besteht aus zwei Teilen:

1. Bedienung des Systems
2. Systemdokumentation

Das System ist darauf ausgerichtet, für die Mitarbeiter im Dokumentenlieferdienst in der Benutzung so einfach wie möglich zu sein. Daher fällt der erste Teil der Dokumentation entsprechend klein aus. Der zweite Teil ist wesentlich umfangreicher, da er nicht nur das System dokumentiert, sondern auch Zusammenhänge erläutert bis hin zu Tipps und Beispielen aus der täglichen Arbeit des Systemverwalters. Trotzdem soll nicht der Eindruck entstehen, dass der Systemverwalter nun sehr viel Arbeit mit dem System hat. Die Praxis hat gezeigt, dass Gefjon ein stabiles und genügsames System ist.

4 Distribution

Die Distribution findet man unter ftp://ftp.allegro-c.de/pub/gefjon/ zum Download.

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