Gefjon
version 1.6
allegro

Gefjon - Ein System zur Verwaltung 

von Online-Dokumentbestellungen

Version 1.6
Dierk Höppner
Martin Butkus
Bernhard Eversberg

Inhalt


1 Einleitung

Dieser Teil der gefjon-Dokumentation ist für die Bearbeiter gedacht. Hier werden alle Aspekte der Bedienung und Benutzung eines lauffähigen Systems dargestellt.

Neuerungen ab 2010

Die hier beschriebene Arbeitsweise gilt grundsätzlich weiterhin. Ab Januar 2010 gibt es zusätzlich eine neue Bearbeitungsoberfläche, die mit dem allegro-Programm a30 realisiert ist. Dieses bietet die Möglichkeit, neue Funktionen wie z.B. Auswertungen leichter als bisher zu erstellen und zu integrieren, besonders aber ist das Suchen und Bearbeiten von Bestelldaten damit weniger umständlich als bisher.

Außerdem kann statt des alten DOS-Zugriffsprogramms auch das Windows-Programm a99 eingesetzt werden, um Arbeiten an der Datenbank zu erledigen. Dieses hat z.B. komfortable Möglichkeiten zur Erstellung von Tabellendateien, die man mit Office-Programmen u.a. weiterverarbeiten kann. Die früher unumgängliche, komplexe Erstellung von Parameterdateien entfällt damit völlig.


2 Scannen mit der Ariel-Software

Für das Verschicken der Dokumente auf elektronischem Wege werden die Artikel an einer Scannerstation mit der Ariel-Software gescannt. Als erste Seite wird i.R. der ausgedruckte Bestellschein eingescannt, der somit quasi als Lieferschein dient. Danach folgt das eigentliche Dokument. Anschließend schickt man das gescannte Dokument aus Ariel heraus per E-Mail an eine fest vorgegebene Adresse, hinter der ein Programm steckt, das die weitere Bearbeitung übernimmt. Dieses Verfahren wird sowohl für den Versand per E-Mail als auch für die POST-Lieferung eingesetzt. In letzterem Fall wird das Dokument dann nicht per E-Mail an den Kunden geschickt, sondern auf einem Drucker ausgedruckt.

Das Versenden von Dokumenten geschieht also mit einer langbewährten Software. Es gibt nur einige leicht zu merkende Dinge zu beachten, die dem Bearbeiter seine Aufgabe aber erleichtern:

Das Bild unten zeigt den Sende-Dialog von Ariel beispielhaft ausgefüllt. Die genauen Erläuterungen zu den Feldern folgen danach.

Sende-Dialog von Ariel
Feld Document ID
In dieses Feld wird die Bestellnummer eingetragen. Es ist die Nummer, die das CYMAIL-Programm auch als Barcode auf dem Bestellzettel ausdruckt. Man findet sie im Ausdruck auch oben rechts im Klartext und in der Bildschirmanzeige der Gefjon-Datenbank in der zweiten Zeile hinter 'Best.-Nr.:'. Anzeige Bestellnummer
Feld Note:
Dieses Feld bleibt normalerweise leer. Nur in bestimmten Fällen wird hier etwas eingetragen. Wir gehen darauf weiter unten näher ein.
Feld To:
Das Feld To: enthält die Adresse, hinter der das Versendemodul Loki steckt. Diese Adresse kann auch in Ariel in der Addressliste gespeichert werden. Um schnell auf den Eintrag zugreifen zu können, kann man dem Eintrag z.B. den Namen 00loki geben. Er erscheint dann gleich am Anfang der Liste.

Mit dem Versenden des Dokumentes an diese Adresse ist der Vorgang für den Bearbeiter erledigt. Das Versandmodul hat die Aufgabe, das Dokument in das vom Benutzer gewünschte Format umzuwandlen, es ihm zuzuschicken, es zu archivieren, den Kunden und das Trackingsystem zu informieren. Das Programm Loki holt die notwendigen Daten aus der Datenbank und notiert dort die Angaben zur Erledigung.

Genau dasselbe macht man im Fall einer POST-Lieferung, nur dass dann das System das gescannte Dokument auf einem Drucker ausgibt. Der Vorteil gegenüber dem direkten Ausdruck aus Ariel heraus ist, dass hierbei die Quittierung des Auftrages in der Datenbank von Loki übernommen wird und die Druckroutine das Dokument genauso aufbereitet, wie diejenigen, die elektronisch versandt werden.

2.1 Befehle im Feld Note

Im Feld Note kann man bei Bedarf über besondere Befehle dem System einige Einstellungen mitgeben.

Aber nochmals der Hinweis: Dieses Feld wird normalerweise nicht benötigt!

Die Art und Weise, wie Ariel den Inhalt dieses Feldes in einer E-Mail übermittelt und der Wunsch, manchmal mehr als einen Befehl angeben zu können, erfordert eine besondere Syntax für die Befehle im Note-Feld:

Alles andere wird vom Programm als Kommentar betrachtet und im Bestellsatz in einem entsprechenden Feld gespeichert.

Es können mehrere Befehle gleichzeitig im Note-Feld angegeben werden.

2.1.1 Übersicht

Da '#' und '=' Befehlstrennzeichen sind, dürfen sie als Zeichen sonst nirgends vorkommen.

Übersicht über die Befehle von Gefjon in alphabetischer Reihenfolge
Befehl Erläuterung
#b Bemerkungen zu einer Bestellung (wiederholbar)
#em E-Mail-Adresse des Empfängers bei Direktversand
#po Porto für eine Bestellung
#pr Preis einer Bestellung
#s Zahl der nicht zu berechnenden zusätzlichen Seiten
#zk Zusatzkosten

2.1.2 Erläuterungen der Befehle

Die Befehle von Gefjon in alphabetischer Reihenfolge
Befehl Beispiel Erläuterungen
  #b #b=Dies ist eine Bemerkung
Damit wird der Kommentar in den Bestelldatensatz eingetragen
Der Befehl ist wiederholbar und erzeugt dann mehrere Kommentarfelder in der Datenbank
  #em #em=kunde@firma.de
Das Dokument soll direkt an diese E-Mail-Adresse geschickt werden.
Lieferungen direkt an einen Kunden im Rahmen einer Reklamation können auch über Loki direkt an den Empfänger verschickt werden. Die E-Mail-Adresse des Empfängers wird vorzugsweise in das Feld DocumentId des Sendedialogs von Ariel eingetragen. Wenn dort die Anzahl der Zeichen aber nicht reicht, kann alternativ im Feld Note mit diesem Befehl die E-Mail-Adresse ebenfalls angegeben werden.
Das Dokument wird in jedem Fall im PDF-Format ausgeliefert. Es wird eine "Dummy"-Bestellnummer erzeugt, unter der der Vorgang in der Datenbank zu finden ist.
 
  #po #po=7.50
Angabe von Portogebühren
Dieser Befehl setzt die Portogebühren. Als Dezimaltrenner werden Punkt oder Komma akzeptiert. Ist der Wert leer, gilt das als Wert 0.00
Hier sind nur Euro-Beträge einzutragen.

  #pr #pr=20.00
Dieser Befehl setzt den Preis
Dieser Befehl setzt den Preis ohne Porto. Als Dezimaltrenner werden Punkt oder Komma akzeptiert. Ist der Wert leer, gilt das als Wert 0.00
Auch hier sind nur Euro-Beträge einzutragen.
  #s #s=-2
Zwei Seiten sollen nicht berechnet werden. Die in const.py definierten KOSTENLOSE_SEITEN sind hiermit nicht gemeint!
Manchmal werden Seiten mehrfach gescannt. Diese sollen meist aber nicht mehrfach berechnet werden. Hiermit kann man angeben, wieviel Seiten zusätzlich zu den voreingestellen kostenlosen Seiten nicht berechnet werden sollen.
Der hier angegebene Wert wird zu den im Ariel-Dokument ermittelten Seiten dazugerechnet. Eine negative Angabe bewirkt also einen Abzug von Seiten.

  #zk #zk=5.00
Es entstehen EUR 5.00 Zusatzkosten. Der Grund wird in den Anmerkungen erläutert.
Mit diesem Befehl wird in der Bestellung das Feld für die zusätzlich anfallenden Kosten mit dem angegebenen Wert belegt.
Zusätzlich hier die Bestellnummer angeben. Bemerkungen sind anzugeben und der Grund für die Zusatzkosten zu nennen.

2.2 Direktversand von Dokumenten

Über das System können auch Dokumente direkt an Kunden geschickt werden. Für so einen Direktversand bruacht keine Bestellung vorzuliegen!

Das Dokument wird ganz normal gescannt und über Loki verschickt. Der Unterschied zu einem normalen Auftrag ist: im Sendedialog wird in das Feld Document ID die E-Mail-Adresse des Empfängers eingetragen. Unten in das Feld To: kommt wieder die Adresse von Loki. Das System legt dann für diesen Fall eine Dummy-Bestellung an, wandelt das Format nach PDF (das ist fest eingestellt), archiviert und verschickt das Dokument genauso wie bei einer herkömmlichen Bestellung. Der Kunde bekommt ebenfalls eine kleine Textmail mit dem notwendigen Informationen über die Archivierung des Dokumentes.

Hinweis: Wenn die Empfängeradresse nicht in das Feld Document ID passen sollte, weil sie sehr lang ist, kann man alternativ mit dem oben schon erwähnten Befehl  #em  im Feld Note die Adresse eingeben.


3 Die Web-Schnittstelle

Die Webschnittstelle bietet den Bearbeitern einige Funktionen für die Quittierung von Bestellungen für folgende Situationen:

Alle Punkte werden im folgenden näher erläutert. Bei diesem System ist aber es nicht unbedingt notwendig, dass alle Funktionen auch benutzt werden.

Die Formulare sind so gestaltet, dass sie möglichst einfach zu bedienen sind. Sie bestehen nur aus wenigen Feldern. Damit ist eine zügige Bearbeitung der Bestellungen möglich.

Nahezu alle Funktionen lösen den Versand von einer oder mehreren E-Mails an das SUBITO-Bestellverfolgungssystem, das Zugangssystem und ggf. auch an den Kunden aus. Die Mails an die Systeme sind formalisiert und für die Auswertung von Computern gedacht. Sie sind hier von geringem Interesse. Die Mails an die Kunden sehen etwas lesefreundlicher aus. Diese Texte sind frei konfigurierbar. Eine genaue Beschreibung dazu finden Sie in der Systemdokumentation. Hier sind die Versionen abgebildet, die in der Auslieferungsversion mitgeliefert werden. Sie werden darin Ausdrücke nach dem Muster %(...)s finden. Dabei handelt es sich um Platzhalter, die beim Versand durch aktuelle Werte aus der Bestellung angereichert werden. Welche Platzhalter es gibt und was sie beinhalten ist in der Systemdokumentation erklärt.

Der Eingangsbildschirm bietet zunächst nur die Menüübersicht im linken Teilfenster. Das rechte Hauptfenster ist zunächst leer:

Eingangsbildschirm Gefjon Web-Schnittstelle

3.1 Setzen des Status 'Offen'

3.1.1 Was ist damit gemeint?

Diese Funktion hilft, wenn eine Bestellung nicht sofort erledigt werden kann, weil der bestellte Band oder der Band, der den bestellten Artikel enthält, ausgeliehen ist. In dem Fall wird der Kunde per E-Mail darüber benachrichtigt und um Rückmeldung gebeten, ob die Bestellung aufrechterhalten werden soll.

3.1.2 Wofür ist das gut?

Zum einen entlastet diese Funktion die Bearbeiter vom manuellen Schreiben von Mails. Wichter ist aber folgender Aspekt: Durch das Setzen des Status 'Offen' wird die Bestellung mit einem Zeitstempel markiert, der das offizielle Ende der Bearbeitungszeit angibt, denn man hat ja auf die Bestellung reagiert und der Rest hängt meist nur vom Willen des Kunden ab. Wichtig ist diese Funktion im Zusammenhang mit der Plazierung der Bibliothek innerhalb der SUBITO-Rankingliste. Es geht dort neben der Quote der nicht erledigten Bestellungen insbesondere auch die Bearbeitungszeit mit ein. Mit dem Setzen des Status 'Offen' ist die offizielle Barbeitungszeit beendet.

3.1.3 Das Formular

Das Formular besteht nur aus wenigen Elementen:

Formular zum Setzen des Status Offen

Die Felder:

Bestellnummer
Hier wird die Bestellnummer eingetragen. Sie kann auch mit einem Handscanner eingelesen werden, sofern das verwendete Modell die Eingabe als Tastendrücke simuliert.
Grund
Hier ist zunächst nur ein Grund eingestellt: Buch verliehen. Vormerkung?. Weitere Gründe und die dazu passenden E-Mails können von Systemadministrator eingestellt werden. Man ist da grundsätzlich frei in seinen Möglichkeiten
verliehen bis ...
Hier kann man ein Datum eintragen, das dann auch in der erzeugten E-Mail für den Kunden angezeigt wird.
sonstige Anmerkungen
Man kann noch beliebige Anmerkungen ergänzen. Sie erscheinen ebenfalls in der E-Mail an den Kunden und im Bemerkungsfeld in der Bestellverfolgung von SUBITO.

Mit dem Knopf [Ok] schickt man das Formular ab und bekommt entweder eine positive Rückmeldung oder eine Fehlermeldung als Antwort vom System.

3.1.4 Hintergründiges

Das System trägt in dem Bestelldatensatz das aktuelle Datum und die Uhrzeit ein sowie einen Statusbuchstaben. Dieser Zeitstempel gilt als das offizielle Ende der Bearbeitungszeit im Sinne von SUBITO. Vom System werden ggf. bis zu drei E-Mails erzeugt:

  1. Eine Mail an den Kunden. Sie enthält einen konfigurierbaren lesefreundlichen Text und einen Auszug aus dem Bestelldatensatz.
  2. Eventuell eine Mail an das Zugangssystem, sofern es Statusmeldungen wünscht. Dies geschieht automatisch und wird durch Informationen, die mit dem Bestellsatz kommen, gesteuert.
  3. Eine Statusmail an das SUBITO-Trackingsystem mit dem Status WILL-SUPPLY, der anzeigt, dass prinzipell geliefert wird. Eine entsprechende Anmerkung wird dort ebenfalls mitgeliefert, so dass die Kunden in der SUBITO-Bestellverfolgung den Grund ebenfalls erkennen können.

3.2 Funktion 'Langsam'

3.2.1 Was ist damit gemeint?

Diese Funktion ist etwas für Braunschweig spezifisches: In der Teilbibliothek Physik steht keine Scanstation. Artikel aus deren Beständen müssen erst beschafft werden. Eilbestellungen aus dem Bestand sind also nicht erfüllbar. Der Kunde bekommt darüber eine Benachrichtigung und der Lieferdienst wird von Eilig auf Normal umgesetzt.

3.2.2 Wofür ist das gut?

Diese Funktion entlastet den Bearbeiter ebenfalls vom Schreiben einer E-Mail, weil hier die Daten in eine vorbereitete und konfigurierbare Vorlage eingetragen werden.

Hiermit wird auch der Status 'Offen' im Bestellsatz gesetzt und der Zeitstempel eingetragen. Dieses Datum gilt dann auch als offizielles Erledigungsdatum.

3.2.3 Das Formular

Es sieht ähnlich dem 'Offen'-Formular aus:

Formular für nicht rechtzeitige Lieferbarkeit

Die Felder

Bestellnummer
Hier wird die Bestellnummer eingetragen. Sie kann auch mit einem Handscanner eingelesen werden, sofern das verwendete Modell die Eingabe als Tastendrücke simuliert.
Grund:
Hier ist z.Zt. nur ein Grund fest eingetragen. Das Feld kann aber erweitert werden.
sonstige Anmerkungen
Man kann noch beliebige Anmerkungen ergänzen. Sie erscheinen ebenfalls in der E-Mail an den Kunden und im Bemerkungsfeld in der Bestellverfolgung von SUBITO.

3.2.4 Hintergründiges

Es wird der Status der Bestellung auf 'Offen' gesetzt, wie bei der ersten Funktion. Das System trägt in dem Bestelldatensatz das aktuelle Datum und die Uhrzeit ein sowie einen Statusbuchstaben. Dieser Zeitstempel gilt als das offizielle Ende der Bearbeitungszeit im Sinne von SUBITO. Vom System werden ggf. bis zu drei E-Mails erzeugt:

  1. Eine Mail an den Kunden. Sie enthält einen konfigurierbaren lesefreundlichen Text und einen Auszug aus dem Bestelldatensatz.
  2. Eventuell eine Mail an das Zugangssystem, sofern es Statusmeldungen wünscht. Dies geschieht automatisch und wird durch Informationen, die mit dem Bestellsatz kommen, gesteuert.
  3. Eine Statusmail an das SUBITO-Trackingsystem mit dem Status WILL-SUPPLY, der anzeigt, dass prinzipell geliefert wird. Eine entsprechende Anmerkung wird dort ebenfalls mitgeliefert, so dass die Kunden in der SUBITO-Bestellverfolgung den Grund ebenfalls erkennen können.

3.3 Funktion 'Vormerkung'

3.3.1 Was ist damit gemeint?

Dies ist ggf. der nächste Schritt nach dem der Kunde auf eine 'Offen'-Meldung reagiert hat. Für den SUBITO.3-Dienst haben wir den Kunden die Möglichkeit geboten, bestellte Bücher, die momentan ausgeliehen waren und damit nicht sofort lieferbar waren, für ihn vorzumerken, um dann später liefern zu können. Im ersten Schritt der Bearbeitung wurde die Bestellung zunächst also auf 'Offen'gesetzt und der Kunde wünscht jetzt tatsächlich eine Vormerkung. Dann wurde dies mit dieser Funktion in Datensatz vermerkt.

3.3.2 Wofür ist das gut?

Der Kunde bekommt auch hier ein Quittungsmail, der Status WILL-SUPPLY wird an die Bestellverfolgung geschickt. In der Datenbank findet man die Bestellungen im Index 2 unter V gruppiert und kann ggf. gezielt darauf zugreifen.

3.3.3 Das Formular

Dieses Formular hat nur zwei Felder:

Formular für die Vormerkung

Die Felder:

Bestellnummer
Hier wird die Bestellnummer eingetragen. Sie kann auch mit einem Handscanner eingelesen werden, sofern das verwendete Modell die Eingabe als Tastendrücke simuliert.
sonstige Anmerkungen
Man kann noch beliebige Anmerkungen ergänzen. Sie erscheinen ebenfalls in der E-Mail an den Kunden und im Bemerkungsfeld in der Bestellverfolgung von SUBITO.

3.3.4 Hintergründiges

Der Status der Bestellung wird auf 'Vormerkung' gesetzt. Vom System werden ggf. bis zu drei E-Mails erzeugt:

  1. Eine Mail an den Kunden als Bestätigung. Sie enthält einen konfigurierbaren, lesefreundlichen Text und einen Auszug aus dem Bestelldatensatz.
  2. Eventuell eine Mail an das Zugangssystem, sofern es Statusmeldungen wünscht. Dies geschieht automatisch und wird durch Informationen, die mit dem Bestellsatz kommen, gesteuert.
  3. Eine Statusmail an das SUBITO-Trackingsystem mit dem Status WILL-SUPPLY, der anzeigt, daß prinzipell geliefert wird. Eine entsprechende Anmerkung wird dort ebenfalls mitgeliefert, so daß die Kunden in der SUBITO-Bestellverfolgung den Grund ebenfalls erkennen können.

3.4 Funktion "Erledigt"

3.4.1 Was ist damit gemeint?

Alle Bestellungen, die nicht über das Modul Loki abgewickelt werden können, müssen über diese Funktion Quittiert werden. Das beschränkt sich in der vorliegenden Version auf Monographien- und Faxbestellungen. Das System errechnet den korrekten Preis und benachrichtigt evtl. den Kunden, das Zugangssystem und das SUBITO-Bestellverfolgungssystem.

3.4.2 Wofür ist das gut?

Die Bearbeiter brauchen sich um die Preise nicht mehr zu kümmern. Der Kunde erhält auf jeden Fall eine kurze Benachrichtigung per Mail, falls im Bestellsatz eine E-Mail-Adresse angegeben ist. Die Quittierung im Zugangssystem bewirkt im Fall von GBVdirekt-Bestellungen eine autmatische Quittierung im CBS!

3.4.3 Das Formular

Das Formular hat mehrere Felder, deren Zweck unten erläutert wird:

Positive Quittierung von Bestellungen

Die Felder:

Bestellnummer
Hier wird die Bestellnummer eingetragen. Sie kann auch mit einem Handscanner eingelesen werden, sofern das verwendete Modell die Eingabe als Tastendrücke simuliert.
zu berechnende Seiten oder Bände
Hier trägt man die zu berechnenden Seiten bei einer Artikelbestellung und die gelieferten Bände bei einer Monographienbestellung ein.
Porto
Hier kommt evtl. noch Porto hinzu. Achtung: bei Bestellungen von Nutzergruppe 1 dürfen keine Portogebühren berechnet werden!
Zusatzkosten
Dieses Feld wird z. Zt. nicht benutzt.
Preis
Hier kann ein vom Standardpreis abweichender Preis eingetragen werden. Er überschreibt den errechneten Preis. Hinweis: Eine Preisangabe von 0.0 ist nicht erlaubt. Wenn kostenlose Lieferungen zu erledigen sind, dann sollten die normal quittiert und anschließend storniert werden (Funktion 'Nicht erledigt').
Anmerkungen
Man kann noch beliebige Anmerkungen ergänzen. Sie erscheinen ebenfalls in der E-Mail an den Kunden und im Bemerkungsfeld in der Bestellverfolgung von SUBITO.

3.5 Funktion "Nicht Erledigt"

3.5.1 Was ist damit gemeint?

Bestellungen, die aus irgendeinem Grund nicht erledigt werden können, werden mir dieser Funktion quittiert. Das gilt auch für Bestellungen, die schon mal positiv erledigt wurden, dann aber wieder storniert werden sollen. Das System wird dann das Tracking-System und die Zentralregulierung entsprechend informieren. Falls für so eine Bestellung schon von der Zentralregulierung eine Zahlungsaufstellung gedruckt worden sein sollte, bekommt der Systemadministrator darüber eine Fehlermeldung. In so einem Fall hat sich die Bibliothek selbst mit dem Kunden auseinanderzusetzen. Empfohlen wird, so zu verfahren: Der Kunde bezahlt die Aufstellung an die SUBITO AG komplett und bekommt von der Bibliothek den betreffenden Betrag erstattet oder eine kostenlose Lieferung.

3.5.2 Wofür ist das gut?

Der Kunde erhält eine kurze Benachrichtigung per Mail, falls im Bestellsatz eine E-Mail-Adresse angegeben ist und er mindestens negative Statusmeldungen haben möchte. Die Quittierung im Zugangssystem bewirkt im Fall von GBVdirekt-Bestellungen eine automatische Quittierung im CBS!

3.5.3 Das Formular

Das Formular verfügt über einige Felder, deren Zweck unten erläutert wird. Außerdem zeigt das Bild die heruntergeklappte Liste mit den von Subito festgelegten Ablehnungsgründen:

Negative Quittierung von Bestellungen

Die Felder:

Bestellnummer
Hier wird die Bestellnummer eingetragen. Sie kann auch mit einem Handscanner eingelesen werden, sofern das verwendete Modell die Eingabe als Tastendrücke simuliert.
Ablehnungsgrund
Hier ist zwingend ein Grund auszuwählen. Die standardisierten Gründe steuern die Texte der an den Kunden verschickten E-Mails. (siehe unten)
Anmerkungen
Man kann noch beliebige Anmerkungen ergänzen. Sie erscheinen ebenfalls in der E-Mail an den Kunden und im Bemerkungsfeld in der Bestellverfolgung von SUBITO.

3.5.4 Die Mail für den Kunden

An den Kunden geht je nach Grund der Nichterledigung eine entsprechende Mail. 

3.6 Untermenü Listen

Man kann sich aus der Datenbank verschiedene Listen erzeugen lassen. Es handelt sich um Registerauszüge aus der Datenbank über Einträge mit unterschiedlichem Bearbeitungsstatus. Zu jedem Listeneintrag läßt sich der Datensatz anzeigen.

Es gibt z.Zt. diese Listen:

Der Aufbau der Listeneinträge ist immer gleich. Das Bild zeigt als Beispiel eine Liste der noch nicht bearbeiteten Bestellungen auf Artikelkopien für den Eildienst:

Liste unbearbeiteter Bestellungen auf Artikel, Eildienst

Die Struktur der Zeilen folgt diesem Schema:

1 wbyyyymmtt/hh:mm/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Dabei bedeuten

wb
w kann die Werte 'e' oder 'n' für Eildienst bzw. Normaldienst annehmen
yyyymmtt/hh:mm
Ist das Bestelldatum plus Uhrzeit in sortierfähiger Form
xxxxxxxxxxxx....
Sind Klartextinformationen aus der Bestellung wie z.B. Empfängername, Firma oder ähnliches

Bei den Listen mit den Bestellungen, die den Status Vormerkung oder Offen haben, steht jeweils noch ein 'V' bzw. 'O' davor.

Wenn man auf einen der Einträge klickt, bekommt man die Vollanzeige der Bestellung. Diese wird weiter unten im Kapitel Bestellungen anzeigen erläutert.

3.7 Bestellungen einmalig einspielen

Neue Bestellungen werden nur während der sogenannten Öffnungzeiten angenommen. Diese lassen sich einstellen. Außerhalb der offiziellen Annahmezeiten kann man bis dahin aufgelaufene Bestellungen mit diesem Menüpunkt annehmen. Bis das Ergebnis der Aktion gezeigt wird, kann einige Zeit vergehen. Gibt es noch nicht angenommene Bestellungen, so sieht das Ergebnis dann so aus:

Neue Bestellungen einmalig einspielen

Dieser Punkt funktioniert nur, wenn er außerhalb der Annahmezeit gestartet wird, ansonsten bekommt man eine Meldung, daß das Programm regulär arbeitet. Man wird ebenfalls informiert, wenn es keine neuen Bestellungen mehr gibt.

3.8 Bestellungen bearbeiten

Manchmal müssen die Werte einzelner Felder einer Bestellung verändert werden. Gründe dafür können sein:

Das Programm fragt zunächst nach der Bestellnummer:

Frage nach der Bestellnummer der zu bearbeitenden Bestellung

Dann wird der Bestellsatz in Bearbeitungsform angeboten. Da die Informationen für ein Formular etwas zu umfangreich sind, wurde die Bearbeitung auf die drei Formulare Bestellinformationen, Lieferinformationen und Rechnungsinformationen aufgeteilt. Ein Wechsel zwischen den Formularen ist jederzeit möglich, wobei geänderte Informationen nicht verloren gehen.

Wir zeigen hier im folgenden nur die Formulare, nicht das gesamte Browserfenster. Die Formulare erscheinen ebenfalls in dem rechten Fenster des Browsers.

Bearbeitungsmaske Bestellinformationen
Bearbeitungsmaske Lieferinformationen
Bearbeitungsmaske Rechnungsinformationen

Nach dem Speichern wird der Datensatz in der Ansichtsform gezeigt. Siehe dazu nächstes Kapitel.

 

3.9 Bestellungen anzeigen

Mit diesem Befehl kann man sich den Datensatz zu einer Bestellung anzeigen lassen. Zunächst wird wieder nach der Bestellnummer der Bestellung gefragt:

Frage nach der Bestellnummer der anzuzeigenden Bestellung

Dann kommt der Datensatz in der Anzeigeform, wobei die Informationen thematisch gruppiert sind. Von dieser Anzeige heraus läßt sich der Datensatz auch in das Bearbeitungsformular holen.

Welche Angaben angezeigt werden, läßt sich konfigurieren.

Datensatzanzeige

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