| Gefjon version 1.6 |
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Version 1.6
Dierk Höppner
Martin Butkus
Bernhard Eversberg
Dieser Teil der gefjon-Dokumentation ist für die Bearbeiter gedacht. Hier werden alle Aspekte der Bedienung und Benutzung eines lauffähigen Systems dargestellt.
Neuerungen ab 2010
Die hier beschriebene Arbeitsweise gilt grundsätzlich weiterhin. Ab Januar 2010 gibt es zusätzlich eine neue Bearbeitungsoberfläche, die mit dem allegro-Programm a30 realisiert ist. Dieses bietet die Möglichkeit, neue Funktionen wie z.B. Auswertungen leichter als bisher zu erstellen und zu integrieren, besonders aber ist das Suchen und Bearbeiten von Bestelldaten damit weniger umständlich als bisher.
Außerdem kann statt des alten DOS-Zugriffsprogramms auch das Windows-Programm a99 eingesetzt werden, um Arbeiten an der Datenbank zu erledigen. Dieses hat z.B. komfortable Möglichkeiten zur Erstellung von Tabellendateien, die man mit Office-Programmen u.a. weiterverarbeiten kann. Die früher unumgängliche, komplexe Erstellung von Parameterdateien entfällt damit völlig.
Für das Verschicken der Dokumente auf elektronischem Wege werden die Artikel an einer Scannerstation mit der Ariel-Software gescannt. Als erste Seite wird i.R. der ausgedruckte Bestellschein eingescannt, der somit quasi als Lieferschein dient. Danach folgt das eigentliche Dokument. Anschließend schickt man das gescannte Dokument aus Ariel heraus per E-Mail an eine fest vorgegebene Adresse, hinter der ein Programm steckt, das die weitere Bearbeitung übernimmt. Dieses Verfahren wird sowohl für den Versand per E-Mail als auch für die POST-Lieferung eingesetzt. In letzterem Fall wird das Dokument dann nicht per E-Mail an den Kunden geschickt, sondern auf einem Drucker ausgedruckt.
Das Versenden von Dokumenten geschieht also mit einer langbewährten Software. Es gibt nur einige leicht zu merkende Dinge zu beachten, die dem Bearbeiter seine Aufgabe aber erleichtern:
Das Bild unten zeigt den Sende-Dialog von Ariel beispielhaft ausgefüllt. Die genauen Erläuterungen zu den Feldern folgen danach.
Mit dem Versenden des Dokumentes an diese Adresse ist der Vorgang für den Bearbeiter erledigt. Das Versandmodul hat die Aufgabe, das Dokument in das vom Benutzer gewünschte Format umzuwandlen, es ihm zuzuschicken, es zu archivieren, den Kunden und das Trackingsystem zu informieren. Das Programm Loki holt die notwendigen Daten aus der Datenbank und notiert dort die Angaben zur Erledigung.
Genau dasselbe macht man im Fall einer POST-Lieferung, nur dass dann das System das gescannte Dokument auf einem Drucker ausgibt. Der Vorteil gegenüber dem direkten Ausdruck aus Ariel heraus ist, dass hierbei die Quittierung des Auftrages in der Datenbank von Loki übernommen wird und die Druckroutine das Dokument genauso aufbereitet, wie diejenigen, die elektronisch versandt werden.
Im Feld Note kann man bei Bedarf über besondere Befehle dem System einige Einstellungen mitgeben.
Aber nochmals der Hinweis: Dieses Feld wird normalerweise nicht benötigt!
Die Art und Weise, wie Ariel den Inhalt dieses Feldes in einer E-Mail übermittelt und der Wunsch, manchmal mehr als einen Befehl angeben zu können, erfordert eine besondere Syntax für die Befehle im Note-Feld:
Es können mehrere Befehle gleichzeitig im Note-Feld angegeben werden.
Da '#' und '=' Befehlstrennzeichen sind, dürfen sie als Zeichen sonst nirgends vorkommen.
| Befehl | Erläuterung |
|---|---|
| #b | Bemerkungen zu einer Bestellung (wiederholbar) |
| #em | E-Mail-Adresse des Empfängers bei Direktversand |
| #po | Porto für eine Bestellung |
| #pr | Preis einer Bestellung |
| #s | Zahl der nicht zu berechnenden zusätzlichen Seiten |
| #zk | Zusatzkosten |
Über das System können auch Dokumente direkt an Kunden geschickt werden. Für so einen Direktversand bruacht keine Bestellung vorzuliegen!
Das Dokument wird ganz normal gescannt und über Loki verschickt. Der Unterschied zu einem normalen Auftrag ist: im Sendedialog wird in das Feld Document ID die E-Mail-Adresse des Empfängers eingetragen. Unten in das Feld To: kommt wieder die Adresse von Loki. Das System legt dann für diesen Fall eine Dummy-Bestellung an, wandelt das Format nach PDF (das ist fest eingestellt), archiviert und verschickt das Dokument genauso wie bei einer herkömmlichen Bestellung. Der Kunde bekommt ebenfalls eine kleine Textmail mit dem notwendigen Informationen über die Archivierung des Dokumentes.
Hinweis: Wenn die Empfängeradresse nicht in das Feld Document ID passen sollte, weil sie sehr lang ist, kann man alternativ mit dem oben schon erwähnten Befehl #em im Feld Note die Adresse eingeben.
Alle Punkte werden im folgenden näher erläutert. Bei diesem System ist aber es nicht unbedingt notwendig, dass alle Funktionen auch benutzt werden.
Die Formulare sind so gestaltet, dass sie möglichst einfach zu bedienen sind. Sie bestehen nur aus wenigen Feldern. Damit ist eine zügige Bearbeitung der Bestellungen möglich.
Nahezu alle Funktionen lösen den Versand von einer oder mehreren E-Mails an das SUBITO-Bestellverfolgungssystem, das Zugangssystem und ggf. auch an den Kunden aus. Die Mails an die Systeme sind formalisiert und für die Auswertung von Computern gedacht. Sie sind hier von geringem Interesse. Die Mails an die Kunden sehen etwas lesefreundlicher aus. Diese Texte sind frei konfigurierbar. Eine genaue Beschreibung dazu finden Sie in der Systemdokumentation. Hier sind die Versionen abgebildet, die in der Auslieferungsversion mitgeliefert werden. Sie werden darin Ausdrücke nach dem Muster %(...)s finden. Dabei handelt es sich um Platzhalter, die beim Versand durch aktuelle Werte aus der Bestellung angereichert werden. Welche Platzhalter es gibt und was sie beinhalten ist in der Systemdokumentation erklärt.
Der Eingangsbildschirm bietet zunächst nur die Menüübersicht im linken Teilfenster. Das rechte Hauptfenster ist zunächst leer:
Diese Funktion hilft, wenn eine Bestellung nicht sofort erledigt werden kann, weil der bestellte Band oder der Band, der den bestellten Artikel enthält, ausgeliehen ist. In dem Fall wird der Kunde per E-Mail darüber benachrichtigt und um Rückmeldung gebeten, ob die Bestellung aufrechterhalten werden soll.
Zum einen entlastet diese Funktion die Bearbeiter vom manuellen Schreiben von Mails. Wichter ist aber folgender Aspekt: Durch das Setzen des Status 'Offen' wird die Bestellung mit einem Zeitstempel markiert, der das offizielle Ende der Bearbeitungszeit angibt, denn man hat ja auf die Bestellung reagiert und der Rest hängt meist nur vom Willen des Kunden ab. Wichtig ist diese Funktion im Zusammenhang mit der Plazierung der Bibliothek innerhalb der SUBITO-Rankingliste. Es geht dort neben der Quote der nicht erledigten Bestellungen insbesondere auch die Bearbeitungszeit mit ein. Mit dem Setzen des Status 'Offen' ist die offizielle Barbeitungszeit beendet.
Das Formular besteht nur aus wenigen Elementen:
Die Felder:
Mit dem Knopf ![[Ok]](knopf_ok.gif){kind=small}
schickt man das Formular ab und
bekommt
entweder eine positive Rückmeldung oder eine Fehlermeldung als
Antwort vom
System.
Das System trägt in dem Bestelldatensatz das aktuelle Datum und die Uhrzeit ein sowie einen Statusbuchstaben. Dieser Zeitstempel gilt als das offizielle Ende der Bearbeitungszeit im Sinne von SUBITO. Vom System werden ggf. bis zu drei E-Mails erzeugt:
Diese Funktion ist etwas für Braunschweig spezifisches: In der Teilbibliothek Physik steht keine Scanstation. Artikel aus deren Beständen müssen erst beschafft werden. Eilbestellungen aus dem Bestand sind also nicht erfüllbar. Der Kunde bekommt darüber eine Benachrichtigung und der Lieferdienst wird von Eilig auf Normal umgesetzt.
Diese Funktion entlastet den Bearbeiter ebenfalls vom Schreiben einer E-Mail, weil hier die Daten in eine vorbereitete und konfigurierbare Vorlage eingetragen werden.
Hiermit wird auch der Status 'Offen' im Bestellsatz gesetzt und der Zeitstempel eingetragen. Dieses Datum gilt dann auch als offizielles Erledigungsdatum.
Es sieht ähnlich dem 'Offen'-Formular aus:
Die Felder
Es wird der Status der Bestellung auf 'Offen' gesetzt, wie bei der ersten Funktion. Das System trägt in dem Bestelldatensatz das aktuelle Datum und die Uhrzeit ein sowie einen Statusbuchstaben. Dieser Zeitstempel gilt als das offizielle Ende der Bearbeitungszeit im Sinne von SUBITO. Vom System werden ggf. bis zu drei E-Mails erzeugt:
Dies ist ggf. der nächste Schritt nach dem der Kunde auf eine 'Offen'-Meldung reagiert hat. Für den SUBITO.3-Dienst haben wir den Kunden die Möglichkeit geboten, bestellte Bücher, die momentan ausgeliehen waren und damit nicht sofort lieferbar waren, für ihn vorzumerken, um dann später liefern zu können. Im ersten Schritt der Bearbeitung wurde die Bestellung zunächst also auf 'Offen'gesetzt und der Kunde wünscht jetzt tatsächlich eine Vormerkung. Dann wurde dies mit dieser Funktion in Datensatz vermerkt.
Der Kunde bekommt auch hier ein Quittungsmail, der Status WILL-SUPPLY wird an die Bestellverfolgung geschickt. In der Datenbank findet man die Bestellungen im Index 2 unter V gruppiert und kann ggf. gezielt darauf zugreifen.
Dieses Formular hat nur zwei Felder:
Die Felder:
Der Status der Bestellung wird auf 'Vormerkung' gesetzt. Vom System werden ggf. bis zu drei E-Mails erzeugt:
Alle Bestellungen, die nicht über das Modul Loki abgewickelt werden können, müssen über diese Funktion Quittiert werden. Das beschränkt sich in der vorliegenden Version auf Monographien- und Faxbestellungen. Das System errechnet den korrekten Preis und benachrichtigt evtl. den Kunden, das Zugangssystem und das SUBITO-Bestellverfolgungssystem.
Die Bearbeiter brauchen sich um die Preise nicht mehr zu kümmern. Der Kunde erhält auf jeden Fall eine kurze Benachrichtigung per Mail, falls im Bestellsatz eine E-Mail-Adresse angegeben ist. Die Quittierung im Zugangssystem bewirkt im Fall von GBVdirekt-Bestellungen eine autmatische Quittierung im CBS!
Das Formular hat mehrere Felder, deren Zweck unten erläutert wird:
Die Felder:
Bestellungen, die aus irgendeinem Grund nicht erledigt werden können, werden mir dieser Funktion quittiert. Das gilt auch für Bestellungen, die schon mal positiv erledigt wurden, dann aber wieder storniert werden sollen. Das System wird dann das Tracking-System und die Zentralregulierung entsprechend informieren. Falls für so eine Bestellung schon von der Zentralregulierung eine Zahlungsaufstellung gedruckt worden sein sollte, bekommt der Systemadministrator darüber eine Fehlermeldung. In so einem Fall hat sich die Bibliothek selbst mit dem Kunden auseinanderzusetzen. Empfohlen wird, so zu verfahren: Der Kunde bezahlt die Aufstellung an die SUBITO AG komplett und bekommt von der Bibliothek den betreffenden Betrag erstattet oder eine kostenlose Lieferung.
Der Kunde erhält eine kurze Benachrichtigung per Mail, falls im Bestellsatz eine E-Mail-Adresse angegeben ist und er mindestens negative Statusmeldungen haben möchte. Die Quittierung im Zugangssystem bewirkt im Fall von GBVdirekt-Bestellungen eine automatische Quittierung im CBS!
Das Formular verfügt über einige Felder, deren Zweck unten erläutert wird. Außerdem zeigt das Bild die heruntergeklappte Liste mit den von Subito festgelegten Ablehnungsgründen:
Die Felder:
An den Kunden geht je nach Grund der Nichterledigung eine entsprechende Mail.
Man kann sich aus der Datenbank verschiedene Listen erzeugen lassen. Es handelt sich um Registerauszüge aus der Datenbank über Einträge mit unterschiedlichem Bearbeitungsstatus. Zu jedem Listeneintrag läßt sich der Datensatz anzeigen.
Es gibt z.Zt. diese Listen:
Der Aufbau der Listeneinträge ist immer gleich. Das Bild zeigt als Beispiel eine Liste der noch nicht bearbeiteten Bestellungen auf Artikelkopien für den Eildienst:
Die Struktur der Zeilen folgt diesem Schema:
1 wbyyyymmtt/hh:mm/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Dabei bedeuten
Bei den Listen mit den Bestellungen, die den Status Vormerkung oder Offen haben, steht jeweils noch ein 'V' bzw. 'O' davor.
Wenn man auf einen der Einträge klickt, bekommt man die Vollanzeige der Bestellung. Diese wird weiter unten im Kapitel Bestellungen anzeigen erläutert.
Neue Bestellungen werden nur während der sogenannten Öffnungzeiten angenommen. Diese lassen sich einstellen. Außerhalb der offiziellen Annahmezeiten kann man bis dahin aufgelaufene Bestellungen mit diesem Menüpunkt annehmen. Bis das Ergebnis der Aktion gezeigt wird, kann einige Zeit vergehen. Gibt es noch nicht angenommene Bestellungen, so sieht das Ergebnis dann so aus:
Dieser Punkt funktioniert nur, wenn er außerhalb der Annahmezeit gestartet wird, ansonsten bekommt man eine Meldung, daß das Programm regulär arbeitet. Man wird ebenfalls informiert, wenn es keine neuen Bestellungen mehr gibt.
Manchmal müssen die Werte einzelner Felder einer Bestellung verändert werden. Gründe dafür können sein:
Das Programm fragt zunächst nach der Bestellnummer:
Dann wird der Bestellsatz in Bearbeitungsform angeboten. Da die Informationen für ein Formular etwas zu umfangreich sind, wurde die Bearbeitung auf die drei Formulare Bestellinformationen, Lieferinformationen und Rechnungsinformationen aufgeteilt. Ein Wechsel zwischen den Formularen ist jederzeit möglich, wobei geänderte Informationen nicht verloren gehen.
Wir zeigen hier im folgenden nur die Formulare, nicht das gesamte Browserfenster. Die Formulare erscheinen ebenfalls in dem rechten Fenster des Browsers.
Nach dem Speichern wird der Datensatz in der Ansichtsform gezeigt. Siehe dazu nächstes Kapitel.
Mit diesem Befehl kann man sich den Datensatz zu einer Bestellung anzeigen lassen. Zunächst wird wieder nach der Bestellnummer der Bestellung gefragt:
Dann kommt der Datensatz in der Anzeigeform, wobei die Informationen thematisch gruppiert sind. Von dieser Anzeige heraus läßt sich der Datensatz auch in das Bearbeitungsformular holen.
Welche Angaben angezeigt werden, läßt sich konfigurieren.
 Copyright © 2002/09 UB Braunschweig 2002-06-05/2009-12-08, B. Eversberg |