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Gefjon
Version 1.6
allegro

Gefjon - Ein System für die Online-Dokumentenlieferung

Version 1.6
Dierk Höppner
Martin Butkus
Bernhard Eversberg

Inhalt

  • Endnoten

  • 1 Einleitung

    Als die UB Braunschweig in der 2. Hälfte 1997 begann, aktiv am subito-Dienst als Lieferbibliothek teilzunehmen, stieg der Umfang der Artikelbestellungen dramatisch an. Da dieser Dienst für den Benutzer kostenpflichtig ist, gehört zu den wesentlichen Aufgaben der bearbeitenden Abteilung neben der Lieferung von Dokumenten auch die Rechnungsstellung. Von Hand ließ sich dies von einer Person nicht mehr in vertretbarer Zeit bewerkstelligen und zusätzliche Kräfte konnten nicht eingestellt werden. Benötigt wurde daher vordringlich ein System, mit dem sich die Erstellung der Rechnungen weitgehend automatisieren ließ.

    Für die Lieferbibliotheken des subito-Dienstes bestand die Möglichkeit, die im Rahmen des subito-Projektes erstellte DOD-Software einzusetzen. Mit ihrer Hilfe lassen sich Dokumente scannen, verschicken und Rechnungen erstellen.

    Das DOD-System war in der Anschaffung jedoch teuer und umständlich zu bedienen, setzte zwingend den Einsatz von Unix und Oracle sowie einer unüblichen Scansoftware voraus und fügte sich generell nicht in die bestehende Software-Landschaft ein. Daher entstand die Idee, ein alternatives System zu entwickeln, das insbesondere die Erstellung von Rechnungen erledigt. Das vorliegende Paket ist das Ergebnis dieser Bemühungen.

    Die Nachfolgeentwicklung DOD-II, die ab 2005 verfügbar wurde, weist einige dieser Schwachstellen bei der Bedienung des Systems nicht mehr auf. Allerdings bleiben Installation und Betrieb dieser Software weiterhin eine komplexe Angelegenheit, da Unix- bzw. Linux-Systemkenntnisse ebenso vonnöten sind wie detailliertes Wissen über die Administration von Datenbanken. Aus diesem Grunde bietet der Hersteller für sein Produkt kostenpflichtige Support-Dienstleistungen an, wobei voraussichtlich sowohl eine Pauschale wie auch "per incident" Gebühren erhoben werden sollen. Über die Höhe der Gebühren herrschte 2004 noch keine Klarheit.

    Damals wie heute bietet die Braunschweiger Lösung Vorteile, da sie unter Windows läuft und dem Verwalter keine detaillierten Systemkenntnisse abverlangt. Die Verwaltung der Bestellungen wird über das Datenbanksystem allegro realisiert, das in vielen Bibliotheken bereits für die Katalogisierung von Buchbeständen eingesetzt wird. Hierdurch ergeben sich Synergieeffekte, wenn der Administrator mit diesem System bereits vertraut ist.

    Die aktuelle Version 1.6 (Stand: Jan. 2010) ermöglicht die bequeme Installation aller erforderlichen Software-Komponenten mit Hilfe eines üblichen Windows-Installationsprogramms. Dabei werden bei der Installation die notwendigen Daten (z.B. Name und Adresse der Lieferbibliothek) vom Benutzer erfragt, woraus automatisch eine lauffähige Grundkonfiguration erstellt wird. Das System ist nach erfolgter Installation sofort, "out of the box", benutzbar.

    Ebenfalls ein Novum ist die im Vergleich zur Vorversion bessere Integration in Windows XP. Sämtliche Komponenten des Gesamtsystems laufen jetzt als Systemdienste und können über das Kontroll-Panel "Dienste" bequem gestartet oder gestoppt werden. Damit ist das Gefjon-System direkt nach dem Booten des Rechners verfügbar, kein Benutzer braucht sich erst einzuloggen. Zusätzlich lassen sich alle Gefjon-Dienste auch über ein Web-Interface steuern. Für den unbeaufsichtigten Betrieb, etwa in Server-Räumen, ist dies ein wesentlicher Vorteil.

    Ferner kann das System neben der Scansoftware Ariel nun auch mit vielen weitere am Markt befindlichen Scanprogrammen zusammenarbeiten. Das Programm sollte nur den Versand von E-Mails sowie das Multipage-TIFF-Format unterstützt.

    An externen Netzdiensten wird dabei lediglich ein Mail-Server (SMTP und POP3) benötigt. Dieser wird in aller Regel über das Rechenzentrum oder den Internet-Provider bereitgestellt. Falls nicht, so kann man etwa den unter Windows lauffähigen Server Firebird einsetzen.


    2 Leistungsumfang

    Die Software unterstützt die Bearbeiter bei der Bearbeitung von Bestellungen und deren Versand. Es sind die Teile implementiert, die zur Abwicklung der am häufigsten vorkommenden Auftragsarten notwendig sind. Dabei stützt sich das System auch auf externe Programme.

    2.1 Funktionen des Systems im Überblick

    Diese Funktionen sind zur Zeit Bestandteil des Systems:

    2.2 Funktionen, die von externen Programmen bereitgestellt werden müssen

    Es gibt in den System aber auch Funktionen, die nur von anderen Programmen erledigt werden können:

    3 Die Dokumentation

    Die Dokumentation besteht aus zwei Teilen:

    1. Bedienung des Systems
    2. Systemdokumentation

    Das System ist darauf ausgerichtet, für die Mitarbeiter im Dokumentenlieferdienst in der Benutzung so einfach wie möglich zu sein. Daher fällt der erste Teil der Dokumentation entsprechend klein aus. Der zweite Teil ist wesentlich umfangreicher, da er nicht nur das System dokumentiert, sondern auch Zusammenhänge erläutert bis hin zu Tipps und Beispielen aus der täglichen Arbeit des Systemverwalters. Trotzdem soll nicht der Eindruck entstehen, dass der Systemverwalter nun sehr viel Arbeit mit dem System hat. Die Praxis hat gezeigt, dass Gefjon ein stabiles und genügsames System ist.

    4 Distribution

    Die Distribution findet man unter ftp://ftp.allegro-c.de/pub/gefjon/ zum Download.


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    2004-09-09/2009-12-08, Höppner, Butkus, Eversberg