Gefjon  Version 1.6

Inhalt

• 1 Einleitung
• 2 Überblick
• 3 Installation
• 4 Die Komponenten
• 5 Weitere Hinweise
  
• Anhang
  

1 Einleitung

Diese Dokumentation stellt die Systemdokumentation dar. Sie ist im wesentlichen als Referenzdokumentation für den Systemverwalter gedacht. Es werden Hintergründe und Zusammenhänge erläutert und die Installation beschrieben.

Einige Bemerkungen zur Benennung der Programmteile: Wichtige Teile des Systems sind nach Figuren aus der nordischen Mythologie benannt. Die Benennung erfolgt nicht willkürlich, sondern es wurde versucht, Charaktereigenschaften bei den Figuren zu finden, die man mit etwas Phantasie auch in den Programmen wiedererkennen könnte. Ob es mir gelungen ist, mag jeder selbst beurteilen. Warum und wieso bestimmte Programmteile diesen oder jenen Namen erhalten haben, und auf welchen Quellen dies beruht, ist im Anhang  beschrieben. [D. Höppner]

2 Überblick

Das System besteht aus vielen Einzelteilen, deren Zusammenspiel dann die gesamte Funktionalität ausmacht. Hier soll ein Überblick gegeben werden, was es gibt, und wie die Teile zusammenarbeiten. Außerdem geben wir hier einen knappen Überblick über die Zusammenhänge im Gesamtsystem subito.

Zentrum ist natürlich eine Datenbank, die die Bestellungen speichert. Es ist eine allegro-Datenbank mit einer besonderen Konfiguration.

Die Funktionalität steckt in einer ganzen Sammlung von Python-Programmen, die diverse Aufgaben übernehmen.

Ein weiteres wichtiges Element ist eine funktionierende E-Mail-Infrastruktur. Das ganze System ist kein monlithisches Einzelprogramm, sondern arbeitet verteilt unter Beteiligung verschiedener Rechner. Eine wichtiger Teil der Kommunikation zwischen den Teilen wird zum Teil per E-Mail erledigt.

Die Fähigkeiten des Gefjon-Systems

Das System soll bei der Bearbeitung von Online-Dokumentenbestellungen etliche Aufgaben erleichtern. Folgende Funktionen sind realisiert:

• Automatische Speicherung der per E-Mail eingehenden Fernleihbestellungen von Aufsatzkopien und Monographien (subito, GBV-direkt und DBI-Link.
• Möglichkeit der vollen Teilnahme an der Zentralen Regulierung.
• Erstellung von Rechnungen (Sammel- und Einzelrechnungen) und deren Ausdruck für Bestellungen, die nicht über die Zentrale Regulierung abgerechnet werden.
• Erstellen der subito-Statistik und weiterer Statistiken
• Referenzdatenbank zum schnellen Auffinden und Bearbeiten schon erledigter Bestellungen, wenn etwa Probleme mit Rechnungen auftauchen.
• Versand der Dokumente im PDF-Format per E-Mail 
  
• Quittierung von Bestellungen in der Datenbank über eine Web-Schnittstelle
• Einsatz von Ariel und anderer Scansoftware an den Scannerstationen

Rechnungen, die selbst ausgedruckt werden müssen, werden mit Excel erstellt. Die Erstellung wird durch ein Programm gesteuert, das die notwendigen Angaben ermittelt und Excel als Instrument benutzt. Eine manuelle Bedienung von Excel ist in diesem Zusammenhang nicht vorgesehen. Als Programmiersprache wird auch Python eingesetzt; die Verbindung zu Excel wird über OLE hergestellt.

Ablauf einer Subito-Bestellung

1. Der Kunde bestellt bei subito über das Web einen Artikel oder ein Buch. Die subito-Zentrale sendet diese Bestellung per E-Mail an die Lieferbibliothek. Diese E-Mail wird vom Gefjon-System entgegengenommen und weiterverarbeitet.
   
   
2. Das System archiviert die Mail, speichert sie in der Bestelldatenbank und leitet sie zusätzlich an den/die Bearbeiter weiter.
   
3. Der Bearbeiter druckt die Bestellung aus, und bereitet ihre Bearbeitung vor. Er scannt das gewünschte Dokument ein, und sendet es per E-Mail wiederum an das Gefjon-System.
   
   
4. Anhand der in der E-Mail angegebenen Bestellnummer kann das Gefjon-System dieses Dokument einem konkreten Bestellvorgang zuordnen.
   
   
5. Gefjon ermittelt nun den Empfänger, und versendet das Dokument per E-Mail an den Kunden. Zusätzlich wird eine Archiv-Kopie auf einem Webserver abgelegt.
   
   
6. Während des gesamten Bearbeitungsvorgangs informiert Gefjon  den Kunden, das subito-Trackingsystem und die subito-Zentralregulierung per E-Mail über den jeweiligen Stand der Bearbeitung.
   
   
7. Für erledigte Bestellungen erzeugt Gefjon Rechnungsdatensätze und sendet diese an die subito-Zentralregulierung.
   

3 Installation

Seit Version 1.5 ist das Gefjon-System mit einem Windows-Installationsprogramm ausgestattet. Während der Installation werden einige wesentliche Daten abgefragt, danach wird das System automatisch installiert.

Systemvoraussetzungen

• Benötigt wird ein PC von normaler Ausstattung mit Windows XP oder 7. Es empfiehlt sich, exklusiv für das Gefjon-System einen eigenen Rechner abzustellen.
  
  
• Vor der Installation muß folgende Software installiert sein:
• Die Programme avanti und acon ab V29 (Bezugsquelle: http://www.allegro-c.de).
  Die Lizenz für Avanti ist in der Allegro-Kernlizenz enthalten.
• Acrobat Reader (Bezugsquelle: http://www.adobe.com)
  Der Acrobat Reader ist kostenfrei erhältlich. Er wird für den Ausdruck von Dokumenten für den Postversand benötigt.
  
  
• Das Netzwerk sollte wie folgt konfiguriert sein:
• Es wird ein dauerhafter Internet-Zugang benötigt.
• Auf einer ggf. vorhandenen Firewall muß der  Port 80 (http) des Gefjon-PCs für eingehenden Verkehr freigeschaltet werden.
• Ferner wird ein Mail-Server gebraucht, der die Protokolle SMTP und POP3 versteht. Dazu müssen zwei Mail-Konten eingerichtet  sein:
  
• eines für den Empfang von Bestell-Mails, die von der subito-Zentrale geliefert werden (z.B. "subito")
  
• das zweite für die Entgegennahme von eingescannten Dokumenten (z.B. "loki")

Installation des Gefjon-Systems

Im Verlauf der Installation werden einige Angaben erfragt, aus denen anschließend eine Grundkonfiguration des Systems wird.

Es müssen zunächst einige Angaben zur Lieferbibliothek gemacht werden. Diese umfassen:

• Name und Anschrift der Bibliothek
• die zweistellige Sigelnummer der Bibliothek
• E-Mail-Adresse und Homepage-URL (deutsch bzw. englisch)

Für die E-Mail-Kommunikation werden nun der Name des Mail-Servers sowie die Zugangsdaten (Passwörter) der von Gefjon benötigten E-Mail-Konten (s.o.) abgefragt.

Des weiteren müssen E-Mail-Adressen angegeben  werden, an die das Gefjon-System bestimmte Status- und Warnmeldungen senden soll. Das System unterscheidet zwischen Fehlermeldungen, Statistik-Meldungen wie sie auch an das Tracking-System gesendet werden, und eingehenden Bestell-EMails (Requests). Falls gewünscht, können auch jeweils mehrere E-Mail-Adressen angegeben werden, die durch Semikolon voneinander getrennt sind, zum Beispiel 
"franz@uni-testhausen.de;fritz@uni-testhausen.de".

We

In dem nun folgenden Formular lassen sich einige weitere System-Einstellungen tätigen. Besonders interessant dürfte dabei die Zeitangabe für die Öffnungszeiten der Bibliothek sein. Außerhalb dieses Zeitraums werden eingehende Bestell-E-Mails zwar angenommen, jedoch wird keine Bestätigungs-Mail an die Zentralregulierung gesandt. Die Bestellung gilt damit noch nicht als "angenommen". Da die Subito-Lieferfrist von 72 Stunden erst mit Annahme der Bestellung beginnt, wirkt sich diese verzögerte Bestell-Annahme vorteilhaft auf die Subito-Statistik der Bibliothek aus.

Im Subito-Verbund sind die Preise für einige Dienstleistungen bibliotheksübergreifend festgelegt, bei anderen hingegen (z.B. Eildienst) ist die Preisgestaltung den einzelnen Bibliotheken überlassen worden. Die von der Bibliothek festgelegten Preise müssen in den nun folgenden Eingabeformularen angegeben werden.

Während des Installationsvorganges werden neben dem eigentlichen Gefjon-System noch einige notwendige Zusatzprogramme automatisch nachinstalliert, falls noch nicht vorhanden. Es sind dies:

• der Webserver Apache
• die Skriptsprache Python
• einige Zusatzmodule für Python

Aufruf und Bedienung

Gefjon besteht aus mehreren Komponenten, die als Windows-Systemdienste installiert werden. Es handelt sich um diese vier Programme:

• Loki (Versandkomponente)
• Hugin (Empfangskomponente)
• Forget (Löschkomponente)
• Grotti (Rechnungskomponente)

• einer Administrator-Schnittstelle
• einer Bearbeiter-Schnittstelle

Zugriff auf die Webschnittstelle freigeben

Start -> Programme       
      -> Apache HTTP Server 
      -> Configure Apache Server 
      -> Edit the httpd.conf Configuration File

Start -> Programme       
      -> Apache HTTP Server 
      -> Control Apache Server 
      -> Restart

Einrichtung des Scan-Programms

• Der Betreff (Subject) der E-Mail muss die Zeichenkette "Ariel Electronic Document" enthalten.
  
  
• Die Mail muß ein einzelnes Attachment vom MIME-Type "image/tiff" enthalten, in der sich das gescannte Dokument im Multipage-TIFF-Format befindet.
  
  
• Zusätzlich müssen irgendwo im Mail-Body die folgenden drei Zeilen vorkommen:
  

  Record name: <subito-bestellnummer>
  Number of pages: <seitenanzahl>
  Responder note: <loki-steuerbefehle>
  

• jedes gescannte Dokument an die Mail-Adresse gesendet wird, die von Loki abgefragt wird
• die vom Mail-Programm produzierte E-Mail die oben genannten Kriterien erfüllt
  

Scan-Software Ariel

1. Im Feld Document ID die subito-Bestellnummer eintragen. Es ist die Nummer, die auf dem ausgedruckten Bestellschein oben erscheint und ebenfalls als Barcode mit ausgedruckt ist.
2. Im Feld Note werden ggf. Loki-Steuerbefehle angegeben. Näheres findet man in der Dokumentation für Benutzer.
3. Im Feld Destination ist als Empfängeradresse immer das E-Mail-Konto von Loki anzugeben (hier: loki@avanti.allegro-c.de).

Folgendes Bild zeigt den Dialog im Beispiel:

Scan-Software BookEye

Andere Scan-Software

4 Die Komponenten

Das Gefjon-System besteht aus mehreren ineinandergreifenden Komponenten, die hier im Zusammenspiel hier beschrieben werden.

• Die Komponente Hugin nimmt eingehende Subito-Bestellungen entgegen, die per EMail vom Subito-Zentralsystem geliefert werden, und verarbeitet sie weiter. Dies beinhaltet:
  
  
• das Anlegen eines Bestelldatensatzes in der Datenbank
• die Weiterleitung an bestimmte Personen zwecks Ausdruck oder Archivierung
• die Archivierung der Bestell-EMail im Unterverzeichnis "ArchivBestell"

Nach erfolgreicher Entgegennahme der Bestellung werden Status-Mails an das Tracking-System, das Zugangssystem und evtl. den Kunden geschickt.

Die Archivierung der Bestell-Mails ist deshalb vorgesehen, da einer Verordnung des Bundesfinanzministeriums zufolge  seit Januar 2002 alle relevanten Dokumente im Zusammenhang mit einem Geschäft, das auf elektronischem Wege angebahnt und abgewickelt wird, auch elektronisch zugänglich für Prüfungszwecke gespeichert werden müssen (vgl. Schreiben des BMF vom 16. 7. 2001). Auch die Rechnungs-Mails werden aus diesem Grunde archiviert.

• Nachdem ein Mitarbeiter die Bestellung bearbeitet und das gewünschte Dokument eingescannt hat, sendet er es an eine spezielle E-Mail-Adresse. Die Komponente Loki nimmt diese Mail entgegen, und verarbeitet sie dann wie folgt weiter:
  
  
• sie wandelt das darin enthaltene Dokument vom Multipage-TIFF-Format nach PDF um, 
• sie identifiziert anhand der (in der Mail enthaltenen) Bestellnummer den Empfänger,
• sie sendet das konvertierte Dokument an den Kunden,
• sie kennzeichnet die Bestellung in der Datenbank als "erledigt",
• sie ermittelt anhand der Seitenzahl den Lieferpreis, und vermerkt ihn in der Datenbank,
• sie informiert den Kunden und die subito-Zentralregulierung per E-Mail über die Erledigung der Bestellung
  
  
Loki beherrscht unterschiedliche Verfahren zum Dokumentenversand:


• Bei Lieferung per E-Mail  wird das Dokument per E-Mail versendet. Der Kunde erhält eine Vorankündigung, so daß er im Falle von Schwierigkeiten mit dem Mail-Server die Bibliothek kontaktieren kann.
  
  
• Bei Lieferung per Post wird das Dokument auf dem voreingestellten Standard-Drucker ausgedruckt und anschließend in der Datenbank als "erledigt" gekennzeichnet. Der Mitarbeiter muß das ausgedruckte Dokument nun per Post versenden.
  Sofern der Kunde in seiner Bestellung eine Kontakt-E-Mail-Adresse angegeben hat, wird er außerdem darüber informiert, daß seine Bestellung sich nun auf dem Postweg befindet.
  
  
• Andere Lieferwege (z.B. Fax-Lieferung) werden von der Gefjon-Software nicht direkt unterstützt. Solche Bestellungen müssen separat bearbeitet und anschließend über die Web-Schnittstelle (s.u.) manuell quittiert werden.
  
  
• Die Komponente Forget sorgt dafür, alle Dokumente nach einer gewissen Zeit wieder zu löschen, die auf dem Webserver zur Abholung bereitliegen.
  
  
• Die Komponente Grotti verarbeitet alle Bestelldatensätze, die in der Datenbank als "erledigt" markiert sind. Sie erzeugt Rechnungsdatensätze, und schickt diese per E-Mail an die subito-Zentralregulierung. Die weitere Zahlungsabwicklung erledigt dann die subito-Zentrale. Die Rechnungsdatensätze werden im Verzeichnis ArchivInvoice archiviert. Danach werden die Bestelldatensätze endgültig aus der Datenbank gelöscht.
  
  
• Die Komponenten Urd und Odin stellen gemeinsam die Web-Schnittstelle des Systems dar. Über sie kann der Bearbeiter bzw. der Administrator auf das System zugreifen, und z.B. Bestelldatensätze per Hand als "erledigt" kennzeichnen, oder das System anhalten und neu starten.

Hier zum Schluß eine Gesamtübersicht über alle Komponenten:

Die Teile der Grafik sind wie folgt zu verstehen:

• blau sind die Wege der E-Mails gezeichnet
• rot die Datenbankzugriffe
• grün die Logdateizugriffe
• schwarz die Zugriffe auf das Dateisystem
• die Schlangen-Symbole sind die Gefjon-Komponenten.
• im Zentrum steht die Datenbank

5 Weitere Hinweise

Backup

Update einer bestehenden Gefjon-Installation

Grundsätzliches

• Vor einem Update sollte grundsätzlich ein Backup des bisherigen Systems, insbesondere der Bestelldatenbank und der Archivdateien vorgenommen werden!
  
  
• Ferner wird dringend empfohlen, die neue Version nicht auf dem Produktionssystem, sondern auf einem zweiten Rechner zu installieren, damit man bei Problemen noch ein lauffähiges Gefjon-Systemzur Verfügung hat.
  

Szenario 1: Schnelles Update

• Richten Sie zunächst die benötigten Mail-Konten auf dem Mail-Server ein, falls noch nicht geschehen.
  
  
• Halten Sie auf dem alten Rechner alle Komponenten des Gefjon-Systems an.
  
  
• Installieren Sie Gefjon auf den neuen Rechner, und geben Sie alle notwendigen Parameter an.
  Diese entnehmen Sie bitte aus der Datei const.py der bisherigen Installation.
  
  
• Halten Sie auf dem neuen Rechner alle Gefjon-Komponenten an.
  
  
• Kopieren Sie nun die Bestell-Datenbank:
  
  

  Quellverzeichnis	c:\gefjon\db	(Version 1.4)
  	c:\Programme\gefjon\db\production	(ab Version 1.5)
  Zielverzeichnis	c:\Programme\gefjon\db\production

  
  Falls Sie Gefjon nicht im Standardverzeichnis installiert haben, müssen Sie die Pfade entsprechend anpassen.
  
  
• Kopieren Sie ggf. auch die archiverten Bestell-Mails, die Rechnungs-Mails sowie die gescannten Dokumente auf das neue System.
  
  
• Fahren Sie das alte System herunter.
  
  
• Konfigurieren Sie den neuen Rechner um, so daß er denselben DNS-Namen und dieselbe IP-Adresse erhält wie zuvor der alte Rechner.
  
  
• Booten Sie den Rechner anschließend neu. Gefjon startet automatisch. Die Migration ist nun abgeschlossen.
  

Szenario 2: Langsames Update

Nachträgliche Änderung der Konfigurations-Einstellungen

Anpassung der Textvorlagen für E-Mails

Die Bausteine werden systemweit durch frei wählbare Kürzel identifiziert. Zu jedem Kürzel gibt es einen Baustein in Kurz- und Langform, und von diesen jeweils wieder eine englische und eine deutsche Version.

• Die Kurzform wird in die E-Mail-Formulare in das Feld responder-note eingetragen und darf deshalb nicht mehr als 255 Zeichen umfassen.
  
• Die Langform wird für Mails an den Kunden zusätzlich vor dem Formular ausgegeben. Sie enthält ausführlichere Erläuterungen zum mitgeteilten Status.
  
• Bei Lieferungen ins deutschprachige Ausland (country-delivery-target = DE¦AT¦CH) werden die deutschsprachigen Texte benutzt, ansonsten die englischsprachigen.

Im folgenden werden die Bausteine aufgeführt und kurz erläutert, in welcher Situation das System eine Mail mit dem angegebenen Inhalt an den Kunden schickt.
Die Links verweisen dann jeweils auf die aktuell benutzte Version im vorliegenden System!

Positive Meldungen

Negative Meldungen

Anhang

---

Copyright © 2002/10 UB Braunschweig 2002-06-07/2009-12-09, D. Höppner / M. Butkus / B.Eversberg