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aLF:
allegro-C LeihFunktionen

Dieses Papier erläutert das allegro-C Konzept für die Ausleihverbuchung und den praktischen Einsatz der Version v94.11.
(Juni 1996)

Ab 26.11.1998 existiert aLF99 für wissenschaftliche Bibliotheken. Dieses Programm hat kein Problem mehr mit dem Jahr 2000 und ist auf dem Niveau des Kernsystems V15e.

Ab V26 gibt es das Paket aLF für Windows.  Wer es hat, gibt in a99 ein  h alf  und sieht das Hauptmenü vor sich.

Für DOS wie für Windows gilt dieselbe Technische Referenz mit der Beschreibung der Datensätze und Funktionen.

Struktur der Datenbank

Um auf der Grundlage einer allegro-C Titeldatenbank den Leihverkehr einer Bibliothek verwalten zu können, muß diese Datenbank ergänzt werden um Exemplardatensätze, Leserdatensätze und Systemdatensätze. Zu diesen Datensätzen müssen besondere Zugriffsschlüssel existieren.


Funktionsumfang

Die folgenden Funktionen sind in aLF v94.11 enthalten.


Ausleihe, Verlängerung und Rückgabe

Das Verbuchen geschieht in der Regel durch Einlesen eines Barcodes auf einem Leserausweis und anschließendem Einlesen der Barcodes auf sämtlichen Medien, die entliehen oder verlängert werden sollen. Wird zu dem betreffenden Barcode kein Exemplardatensatz gefunden, kann dieser provisorisch erfaßt und sofort entliehen werden.

Es wird geprüft, ob ein Leser gesperrt oder abgemeldet, ob sein Leserausweis abgelaufen ist oder ob Gebühren ausstehen.

Leihfrist und Mahndatum werden nach den Angaben im Medientypsatz zur Leserklasse des Leser errechnet, sofern das Exemplar nicht als Präsenz, Kurzleihe oder mit eigener Exemplarleihfrist erfaßt wurde. Existiert kein passender Medientyp in der Datenbank, werden die benötigten Angaben aus dem Leserklassensatz entnommen.       

Grenzen für die Anzahl der entleihbaren Medien insgesamt und für jeden Medientyp, abhängig von der Klasse des Lesers, werden geprüft. Ausnahmsweises Entleihen bleibt möglich.

Pro entliehenem Exemplar und beim Wechsel des Lesers werden Teilquittungen exportiert.

Sind Gebühren für die Entleihung eines Exemplars vorgesehen, werden diese registriert. Stehen Gebühren aus oder fallen solche während der Verbuchung an, kann in den Dialog zum Tilgen der Gebühren verzweigt werden.

Das Verlängern geschieht entweder implizit durch Einlesen des Medienbarcodes wie beim erstmaligen Entleihen oder durch Auswahl aus dem Leserkonto. Eine Grenze für die Anzahl der Verlängerungen abhängig von Leserklasse und/oder Medientyp wird geprüft. Ausnahmen sind möglich. Bei einer Verlängerung, die einer verspäteten Rückgabe entspräche, werden eventuell anfallende Verzugsgebühren registriert. Die Leihfrist der Verlängerung wird nach Medientyp oder  Leserklasse festgelegt.

Die Rückgabe geschieht in der Regel durch Einlesen des Medienbarcodes. Pro Medium wird eine Quittung exportiert. Wurde das Exemplar provisorisch während der Verbuchung ohne Zuordnung zu einem Titel erfaßt, wird dies gemeldet. Das Exemplar kann zwar weiterhin ohne Titelzuordnung entliehen werden, allerdings stehen dann auch keine Angaben aus dem Titel, z.B. für den Quittungsdruck, zur Verfügung.

Es wird geprüft, ob Verzugsgebühren auf dieses Medium angefallen sind.

Es wird geprüft, ob auf das Exemplar oder auf den Titel eine Vormerkung liegt. Ist dies der Fall, wird das Exemplar reserviert. Exemplarvormerkungen werden vor Titelvormerkungen berücksichtigt. Eventuell werden Gebühren für die Reservierung registriert.

Exemplare, zu denen kein Barcode mehr existiert, müssen vor der Rückgabe recherchiert werden und können dann zurückgebucht werden.


Vormerkung und Reservierung

Die Vormerkung eines Titels geschieht nach der Recherche des Titeldatensatzes durch Einlesen des Leserbarcodes. Anschließend wird ein besonderer Datensatz angelegt, der u.a. den Zeitpunkt der Vormerkung sowie ein Ablaufdatum enthält. Die Frist bis zum Ablauf der Vormerkung hängt vom Medientyp und/oder der Leserklasse ab.  

Eine Grenze für die Anzahl der Vormerkungen insgesamt wird abhängig von der Leserklasse geprüft. Eine Grenze für die Anzahl der Vormerkungen pro Titel wird geprüft, wobei die Anzahl der Exemplare zu diesem Titel berücksichtigt wird.

Die Vormerkung eines Exemplars geschieht analog nach Recherche des Exemplardatensatzes, z.B. über den Titel.  

Die Reservierung eines Exemplars zum vorgemerkten Titel bzw. des vorgemerkten Exemplars geschieht bei der Rückgabe.


Gebühren

Gebühren werden in der Regel implizit erfaßt nach Maßgabe der Festsetzungen im Leserklassensatz und/oder Medientypsatz. Gebühren werden getilgt, gestundet oder storniert, indem man entweder während des Verbuchungsdialogs in den Gebührendialog verzweigt oder vorher den Leser recherchiert. Nach dem Ende des Dialogs kann eine Gebührenquittung exportiert werden.

Automatisch erfaßt werden können Gebühren für verspätet zurückgegebene Medien, für Mahnungen bzw. Mahnbriefe, Anmeldung, Rückmeldung und Ausweisersatz, Entleihung pro Medium, Verlängerung pro Medium und Vormerkung bzw. Reservierung.    


Mahnungen

Mahnungen werden zunächst mindestens einmal registriert und können anschließend u.U. mehrmals exportiert werden. Mahngebühren werden gemäß den Angaben in Medientyp- und Leserklassenssätzen registriert. Die Mahnfristen können sich nach Leserklasse, Medientyp, sowie danach ob eine erste oder eine Folgemahnung vorliegt, unterscheiden.

Für die Formatierung der Mahnbriefe steht die Exportparametersprache von allegro-C zur Verfügung.

Erinnerungen, das sind bereits gemahnte Medien und/oder Gebühren, die noch nicht wieder zur Mahnung anstehen, können in einem Mahnbrief berücksichtigt werden. Reine Gebührenmahnungen können von einer Gebührenschwelle abhängig gemacht werden.

Es kann eine letzte Mahnstufe angegeben werden, ab der keine weiteren Mahnungen registriert werden.  


Statistik

Tages-, Monats- und Jahresstatistiken werden in eigenen Datensätzen erfaßt. Die Erstellung wird vom Benutzer veranlaßt. Eine Überprüfung der Tagesstatistiken der letzten Öffnungstage kann regelmäßig beim Programmstart erfolgen.

Weitere Statistiken können mit Hilfe der Exportparametersprache von allegro-C frei erstellt werden.


Inventarisierung

Unter Inventarisierung wird das Erfassen von Exemplardatensätzen verstanden, die einem wirklichen Medium über den Barcode, sowie einem Titeldatensatz der Datenbank über die Titelid.-Nr. zugeordnet sind. Die Zuordnung des Titels, ggf. des Medientyps und das für die künftige Entleihung unbedingt notwendige Eintragen der einem Barcode entsprechenden Id.-Nr. geschieht in einem eigenen Dialog.

Wurde ein Exemplar ohne Zuordnung zu einem Titel provisorisch erfaßt, kann zu jeder Zeit eine Zuordnung des Exemplars zu einem in der Datenbank erfaßten Titel geschehen.


Leserverwaltung

Das Anmelden eines Lesers und das Erfassen seiner Daten, insbesondere das Eintragen der Id.-Nr. und das Zuordnen zu einer Leserklasse, geschieht in einem eigenen Dialog.

Die Leserklasse kann bzw. muß, falls gewünscht, explizit geändert werden.

Die Gültigkeit des Leserausweis kann begrenzt werden. Wird anläßlich eines Verbuchungsdialogs festgestellt, daß die Gültigkeit des Leserausweis abgelaufen ist, kann der Leser zurückgemeldet werden, wobei eventuell vorgesehene Gebühren registriert werden.


Quittungsdruck

Quittungen können mit Hilfe der Exportparametersprache jeweils bei Entleihung, Rückgabe und Reservierung, im Gebührendialog, sowie als expliziter Kontoauszug eines Lesers veranlaßt werden.

Ein Kontoauszug enthält eine Liste der Entleihungen, Vormerkungen, Reservierungen, austehenden, sowie zum Tagesdatum getilgten Gebühren.

Das Format der Quittungen kann frei parametriert werden. 


Recherche

Neben den Recherchemöglichkeiten der Katalogisierung über das Register, kann nach Lesern auch durch Einlesen der Id.-Nr., nach Exemplaren durch Einlesen der Id.-Nr. und über eine Auswahl zum Titel, sowie nach Titeln über das Einlesen der Exemplarid.-Nr. recherchiert werden.


Konfiguration

Zur Konfiguration gehört das Anlegen von Systemdatensätzen der Typen

Das Anlegen dieser Datensätze geschieht mit einem Hilfsprogramm.


Leserklasse

Zu jedem Leser, der bezüglich Fristen, Grenzen und Gebühren in der Ausleihverwaltung auf besondere Weise berücksichtigt werden soll, muß eine Leserklasse existieren. Die Zuordnung des Lesers zur Leserklasse geschieht bei der Anmeldung. Es können folgende Einstellungen vorgenommen werden.





Medientypstamm

Für jeden Medientyp, der z.B. bei der Inventarisierung oder bei der Erstellung von Statistiken berücksichtigt werden soll, muß es einen Medientypstammsatz geben. Dieser Stammsatz enthält den Medientypcode, unter dem der Medientyp z.B. im Titel oder im Exemplar erkannt werden kann.Außerdem sollte eine Klartextbezeichnung des Medientyps eingetragen werden. Diese kann z.B. in Mahnbriefen ausgewertet werden.   

Die Zuordnung eines Mediums zu einem Medientyp geschieht bei der Inventarisierung.


Medientyp

Für jeden Medientyp, der - bezogen auf eine bestimmte Leserklasse - bezüglich Fristen, Gebühren und Grenzen auf andere Weise behandelt werden soll als bereits im Leserklassensatz angegeben, muß ein dem entsprechenden Medientypstamm und der Leserklasse zugeordneter Medientypsatz existieren. Folgende Einstellungen werden in einem Medientypsatz vorgenommen.





Kalender

In einem Kalenderdatensatz werden die Öffnungstage des laufenden, vergangenen und kommenden Jahres festgehalten. Fristen werden in Öffnungstagen angegeben und auch so z.B. bei der Berechnung der Verzugsgebühren berücksichtigt.


Voraussetzungen

Ob die Voraussetzungen für den Einsatz der Ausleihverwaltung von allegro-C gegeben sind, kann jeweils nur vor Ort in der Bibliothek entschieden werden. Die folgenden Angaben sind grobe Richtlinien dafür, ob der Einsatz überhaupt erwogen werden darf.

Um den Aufwand für Installation und Wartung zu rechtfertigen, sollte die Ausleihfrequenz nicht zu niedrig sein. Ein installiertes und in jeder Hinsicht funktionsfähiges allegro-C Grundsystem wird vorausgesetzt.


Hardware

Über die Anforderungen an das allegro-C Grundsystem hinaus, muß in der Regel ein hinreichend schnelles PC-Netzwerk vorhanden sein. Bei höheren Ausleihfrequenzen ist ein Betrieb nicht ohne denkbar, bei niedrigeren stellt sich die Frage, ob der Einsatz von aLF überhaupt sinnvoll ist. Demnach existieren mindestens drei PC-Arbeitsplätze, an die unterschiedliche Anforderungen gestellt werden müssen.

Fileserver

Der Fileserver sollte über eine hinreichend schnelle und große Festplatte verfügen (SCSI). Aus Sicherheitsgründen sollte diese gespiegelt werden. Kritisch ist weiterhin die Netzwerkkarte, die schnell und zuverlässig sein muß. Das Netzwerkbetriebssystem muß stabil installiert worden sein. Insbesondere muß auf die Qualität der Treibersoftware für die Bauteile, z.B. Netzwerkkarte, SCSCI Controller, geachtet werden.

Bsp.: 486 100 MHz, PCI Bus Wide SCSI Controller und Festplatten, PCI Bus Netzwerkkarte

Arbeitsstation für den Systemverwalter

Das Geld, das am Prozessor für den Fileserver gespart wurde, sollte hier investiert werden. Da der komplette Neuaufbau einer Datenbank künftig außerhalb der Öffnungszeiten stattfinden muß, ebenso wie z.B. das Einmischen von Fremddaten, kann man sich leicht ausrechnen, wie lange solche Vorgänge dauern dürfen.

Relevante Auswirkungen bei der Arbeit im Netz hat außerdem wiederum die Netzwerkkarte. Da der Preis einer sehr guten Netzwerkkarte kaum mehr als 10 Prozent des Rechnerpreises ausmacht, sollte an dieser Stelle keinesfalls gespart werden.

Zusätzliche Sicherheit kann eine lokale Spiegelung der allegro-C Datenbank auf diese Arbeitsstation geben, wenn regelmäßig eine zur letzten Kopie der Datenbank passende .log-Datei gesichert wird.

Bsp.: 586 100 MHz, PCI Bus Netzwerkkarte

Arbeitsstationen für Thekenkräfte

Prozessor und Netzwerkkarte sind wiederum die wichtigsten Bauteile. Der Prozessor darf auf keinen Fall zu langsam sein, da die Arbeitsstation, die Datensätze speichert, in dieser Zeit jeweils das komplette System blockiert.   

Bsp.: 486 66, VL Bus Netzwerkkarte


Personal

Ausreichende Erfahrung mit allegro-C muß vorausgesetzt werden. Mindestens ein /e allegro-C Experte/Expertin muß als Systemverwalter/in verfügbar sein.


Wo stößt aLF an Grenzen?

Die maximal zu bewältigende Ausleihfrequenz hängt von Geschwindigkeit und Anzahl der Arbeitsstationen ab, mit wachsender Anzahl der Arbeitsplätze auch von der Leistungsfähigkeit des Netzwerks. Eine leicht aufzumachende theoretische Rechnung mag das veranschaulichen. Wenn eine Arbeitsstation 1 s für das Abspeichern eines Datensatzes braucht, ergibt sich eine sehr grobe obere Schranke von 3600 Ausleihvorgängen pro Stunde für das gesamte Netzwerk. Da ein sinnvolles Arbeiten aber von der Häufigkeit der Kollisionen beim Speichern von Datensätzen bestimmt wird,  hängt die wahre Zahl der maximal zu bewältigenden Ausleihvorgänge noch von der zeitlichen Verteilung der Speichervorgänge und der Anzahl der Arbeitsstationen ab, dürfte also deutlich darunter liegen.

Magazinausleihe, d.h. selbstständiges Bestellen der Leser, selbstständiges Verlängern oder Vormerken werden nicht unterstützt.

Ein Support wird nur in sehr eingeschränktem Umfang angeboten. Keinesfalls kann auf eine/n Systemverwalter/in vor Ort verzichtet werden. Umfangreiche allegro-C Erfahrungen und Kenntnisse bzw. die Zeit und die Bereitschaft sich in die Problematik einzuarbeiten sind Voraussetzung.


© Universitätsbibliothek Braunschweig, Dierk Höppner, 30.09.1996
D.Hoeppner@tu-bs.de, UB@tu-bs.de