allegro-C Logo

allegro-C -
ORDER

Die Monographienerwerbung des allegro-Systems

Bei ORDER handelt es sich um ein Modul, das dem Anwender Funktionen zur Monographienerwerbung bereitstellt. Es baut auf dem Programm PRESTO des Kernsystems auf. Das heißt, es verfügt über dieselben Funktionen wie PRESTO und bietet darüber hinaus zusätzliche Funktionen für die Erwerbung. Das Programm kann in Bibliotheken unterschiedlichster Größe eingesetzt werden.

Entsprechend der allegro-Philosophie ist ORDER möglichst offen gehalten. ORDER arbeitet mit jeder allegro-Datenbank zusammen.

Die Ausgabe der erwerbungsspezifischen Daten ist parametrierbar und unterliegt damit ganz der Kontrolle des Anwenders.

Abweichend vom Kernprogramm, wird hier bei der Eingabe der Erwerbungsdaten reichlich Gebrauch von Funktions menüs und Dateneingabemasken Gebrauch gemacht. Diese Methode der Dateneingabe erleichtert und beschleunigt die Arbeit erheblich.

Funktionsumfang

Die Funktionen für die Erwerbung sind:

Vorauswahl: Bei der Vorauswahl wird durch den Referenten eine Vorauswahl zu bestellender Titel getroffen. Voraussetzung ist, daß die zur Wahl stehenden Titel entweder schon in der Datenbasis gespeichert oder vorher durch den Referenten eingegeben worden sind. Die Erfassung der Bestelldaten erfolgt in einer Bildschirmmaske. Die Erfassung von Titeldaten wird so durchgeführt, wie man es von PRESTO gewöhnt ist.

Vorakzession: Die Vorakzession vervollständigt oder korrigiert die Angaben der Vorauswahl, erzeugt aber noch keine rechtlich gültige Bestellung. Die wird erst mit dem folgenden Schritt erzeugt.

Es ist durchaus möglich, zu vorakzessionieren, ohne daß eine Vorauswahl getroffen wurde. Alle erforderlichen Daten sind dann aber durch die Erwerbung einzugeben.

Bestellung: Beim Bestellen wird der rechtlich geltende Bestellvorgang ausgelöst, d. h., es wird der Ausdruck von Bestellungen möglich. In der Regel wird dieser Bestellvorgang von einem zeichnungs berechtigten Mitarbeiter der Bibliothek durchgeführt.

Das Programm kann ab dieser Version so konfiguriert werden, daß der Vorgang der Vorakzession im Bestellvorgang enthalten ist. Beide Vorgänge können also bei Bedarf durch die Wahl eines Menüpunktes gestartet werden.

Stornierung: Die Stornierung macht eine rechtlich gültige Bestellung rückgängig und die durch die Bestellung gebundenen Mittel wieder verfügbar.

Reklamation: Wenn das gelieferte Produkt nicht den vereinbarten Bedingungen entspricht, kann durch eine Reklamation eine Neulieferung angefordert werden.

Inventarisierung: Die Inventarisierung erfolgt, wenn die Lieferung einwandfrei war. Gleichzeitig werden aus den vorliegenden Daten sogenannte Exemplarsätze erzeugt, die unter anderem auch der Ausleihverbuchung aLF dienen.

Unvollständiges Inventarisieren und vervollständigendes Inventarisieren erfolgen ebenfalls mit dieser Funktion.

Rechnungseingang: Die Funktion Rechnungseingang hat die Aufgabe, im Bestellsatz den Rechnungseingang zu vermerken, Aussagen zur sachlichen und rechnerischen Richtigkeit aufzunehmen und, wenn es gewünscht wird, einen Beleg für die Rechnungsstelle zu erzeugen.

Abschließen: Nach der Bezahlung der Rechnung erfolgt der Abschluß der Bestellung durch Nachtragen der Rechnungsdaten zu den Bestelldaten.

Freigabe: Dieser Punkt dient dazu, Titeldatensätze für die Katalogdatenbank, auf das OPAC-Programm läuft, freizugeben. Er wird nur benötigt, falls Erwerbung und OPAC voneinander getrennte Datenbanken benutzen. Die gekennzeichneten Datensätze können dann in den OPAC-Katalog überführt werden.

Tilgen: Hiermit werden gezielt Bestellsätze aus der Datenbank entfernt.

Vormerkung: Falls im Vorfeld einer Bestellung bereits Vormerkungen eingetragen werden sollen, wird die Vormerkung für noch nicht inventarisierte Objekte aufgerufen.

Nachinventariserung: Hier werden Exemplarsätze für bereits inventarisierte Objekte erzeugt. Dieser Punkt ist nur wichtig, wenn auch aLF benutzt werden soll.

Editor für Exemplarsätze: Um nachträglich Exemplarsätze verändern zu können, gibt es einen speziellen Editor.

Kontenübersicht: Autorisierte Personen können sich jederzeit mit dieser Funktion einen Überblick über den Stand der verschiedenen Kontingente anzeigen lassen.

Paßwort ändern: Den Zugang zum System erhält man über ein Paßwort. Die Zugangs- berechtigung wird vom Systemverwalter mit Hilfe des Programms ORDERX durch Anlegen eines speziellen Paßwortsatzes erteilt. Jeder Anwender hat die Möglichkeit, jederzeit sein Paßwort zu ändern. Außer ihm selbst kann das niemand.

Wie arbeitet man mit ORDER?

Bevor man einen Erwerbungsvorgang auslöst, muß man dafür sorgen, daß sich die zu erwerbenden Titeldaten in der Datenbank, mit der ORDER arbeiten soll, befinden. Das geschieht in der bei allegro allgemein üblichen Weise: Man importiert Fremddaten oder man katalogisiert durch direkte Datenerfassung. Der Import geschieht mit Hilfe der Importfunktionen des Kernsystems. Die manuelle Datenerfassung kann mit PRESTO oder ORDER erfolgen. ORDER arbeitet dabei genauso wie PRESTO.

Man sucht sich dann in der Datenbank den zu erwerbenden Titel, schlägt die Titelanzeige auf und drückt dann <Tab>, um den Erwerbungsvorgang einzuleiten. Abhängig vom Status einer Bestellung stehen dem Anwender dann einige der unten erläuterten Funktionen zur Verfügung.

Bestehende Bestellungen können von einem Register aus angewählt und anschließend bearbeitet werden.

Die Datenstruktur

Das Erwerbungsmodul speichert die Erwerbungsdaten getrennt von den Titeldaten in eigenen Datensätzen. Es gibt von diesen speziellen Datensätzen drei Typen: Bestellsätze, Exemplarsätze und Systemdatensätze.

Die Bestellsätze enthalten alle für eine laufenden Bestellung notwendigen Daten. Diese Sätze brau- chen in der Datenbank nur so lange zu existieren, wie eine Bestellung noch nicht abgeschlossen ist. Danach können sie gelöscht werden. (Wenn man es will.)

Die Exemplarsätze enthalten alle Informationen über ein ausleihbares Objekt. Sie werden bei der Inventarisierung erzeugt und bleiben so lange im System, wie es das zugehörige Objekt gibt. Es können also u. U. zu einem Titelsatz mehrere Exemplarsätze gehören, wenn der Titel mehrfach vorhanden ist. Die Exemplarsätze bilden die wesentliche Grundlage für den automatischen Ausleihbetrieb. Wer keine automatische Ausleihe betrieben möchte oder die Informationen, die in den Exemplarsätzen enthalten sind, nicht auswerten möchte, kann diese Datensätze nach Abschluß des Erwerbungsvorganges wieder löschen.

Vormerkdatensätze sind spezielle Exemplarsätze, die nur auftauchen, wenn ein Bestellwunsch für einen bestimmten Titel eingegeben wurde. Sie werden von aLF benötigt. Wenn Vormerkungen mit Hilfe von aLF bedient werden, verschwinden diese Datensätze automatisch aus der Datenbank.

Die Verbindung zwischen Titeldaten auf der einen Seite und Erwerbungs- und Exemplardaten auf der anderen Seite wird durch die Verwendung von eindeutigen Titelidentifikationsnummern hergestellt.

Neben diesen beiden Arten von Datensätzen kennt das Erwerbungssystem noch eine dritte, von den eben beschriebenen unabhängige Art, nämlich den Systemdatensatz. Hier werden Informationen für die interne Systemverwaltung gespeichert.

Es wurde entschieden, die Erwerbungsdaten, Exemplardaten und Systemdaten nicht in einer getrennten Datenbank anzusiedeln, sondern in die Katalogdatenbank mit einzubeziehen. Die Gründe sind

Einsatzvorraussetzungen

Hardware

Wie das allegro-C Kernsystem läuft auch ORDER auf PC-Hardware und Netzwerken aller Art. Es ist also auch mehrplatzfähig.

ORDER arbeitet ja mit verschiedenen Typen von Datensätzen und benutzt sie teilweise gleichzeitig. Zwischen diesen Datensätzen bestehen enge Verknüpfungen. Um sicherzustellen, daß diese Verknüpfungen immer korrekt sind, muß das Programm im Vergleich zum Kernsystem verhältnismäßig viel Verwaltungsarbeit leisten, was natürlich Rechenzeit in Anspruch nimmt. Daher sollten für die Erwerbung Rechner ab der 386er-Klasse verwendet werden, da ja jeder Rechner im allegro-System alle Datenbank funktionen selbst durchführt. Das Programm kann zwar auch auf einem AT-286 eingesetzt werden, es sind dann aber Einbußen in der Verarbeitungsgeschwindigkeit hinzunehmen.

In Netzen wird für Erwerbung und Katalog (und evtl. Ausleihe) nur ein Fileserver benötigt. Alle Daten- bankfunktionen nehmen die Endgeräte selbst wahr, ein zusätzlicher Datenbankserver entfällt also.

Software

Das allegro-C Kernsystem Version 12.2 muß installiert sein, d.h. eine Lizenz dafür muß vorliegen. Außer dem Betriebssystem (MS-DOS 5.0 oder DR-DOS 6.0) wird keine weitere Software benötigt.

Personelle Voraussetzungen

Um die Bedienung des Erwerbungsmoduls zu lernen, ist eine verhältnismäßig geringe Einarbeitungszeit notwendig. Vorausgesetzt wird aber die Kenntnis der grundlegenden Funktionen des Kernprogramms PRESTO. Insbesondere sollte der Anwender die Suchfunktionen, das Aufblättern eines Titelsatzes und eventuell noch die Dateneingabe- bzw. Editierfunktionen der Datenbank kennen.

Wegen der begrenzten Bandbreite der eigentlichen Erwerbungsdaten, konnte deren Eingabe masken- und menügesteuert gestaltet werden. Das reduziert die Einarbeitungzeit auf ein Minimum. Es müssen nur die speziellen Editierfunktionen der Masken erlernt werden.

Der Systemverwalter sollte über detaillierte Kenntnisse des allegro-C Konzepts und der Para- metrierung verfügen. Zwar ist die Eingabe der eigentlichen Systemdaten mit dem Programm ORDERX ebenfalls menü- und maskengesteuert, jedoch sind die eben erwähnten Kenntnisse notwendig, um Erweiterungen und Anpassungen des Systems an die lokalen Gegebenheiten durchführen zu können. Dazu gehören z. B. die Erstellung der Textblöcke und deren Verwendung in der Druck-Parameterdatei, die Gestaltung der Bildschim anzeige eines Titelsatzes oder die Anpassung des Systems an das eigene Kategorienschema.

Noch einige Anmerkungen für den potentiellen Systemverwalter, der allegro-C schon kennt: Weil Zeit enorm kostbar geworden ist, haben wir uns bemüht, den Start möglichst einfach zu machen. Es war jedoch undenkbar, ein Erwerbungsmodul zu schaffen, mit dem Sie sofort, ohne Einarbeitung und ohne Anpassung mit der Arbeit beginnen können. Die Probleme sind am geringsten, wenn Sie das Standardschema A verwenden. Dann können Sie die Parameterdateien, die erweiterte Versionen der Parameterdateien von Version 12.2 sind, direkt verwenden.

Aber auch mit einem anderen Kategoriensystem ist der Aufwand nicht sehr groß, denn die neuen Kategorien, die ORDER verwendet sind nicht zahlreich und haben standardmäßig solche Nummern, die erfahrungs gemäß bisher noch von keinem Anwender benutzt worden sind. Das gilt ebenso für verwendete Sprungmarken. Daher können Sie aus den mitgelieferten Parameterdateien diejenigen Passagen, die für ORDER bestimmt sind, direkt übernehmen. Die von uns vorgeschlagenen Kategorienummern sind nicht fest vorgegeben. Sie können andere benutzen.

Um den Aufwand für Installation und Anpassung gering zu halten, wurden nur sehr wenige neue Kategorienummern eingeführt. Es wird dafür umso mehr mit Teilfeldern (sogenannten subfields) gearbeitet, das heißt, die Kategorien sind in sich sehr stark strukturiert. Dies hat sich als speicherökonomisches Verfahren erwiesen und ermöglicht eine relativ einfache Parametrierung. Wie man es von allegro-C gewöhnt ist, werden nur die benötigten Daten abgespeichert. Nicht besetzte Teilfelder tauchen im Datensatz also nicht auf.

Wo stößt ORDER an Grenzen?

Obere Grenzen können wir mangels Erfahrung noch nicht angeben. Das allegro Katalogsystem hat sich bis in Größenordnungen oberhalb 1 Million Titel im Mehrplatzbetrieb (unter Novell) bewährt, ohne daß Leistungsprobleme auftraten. Da ORDER aller Wahrscheinlichkeit niemals so intensiv genutzt wird, wie ein OPAC, glauben wir nicht, daß der Einsatz dieses Programms zum Leistungseinbruch beim Betrieb der normalen Katalogdatenbank führt.


© Universitätsbibliothek Braunschweig, Dierk Höppner, 30.09.1996
D.Hoeppner@tu-bs.de