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Zeitschriftenerwerbung mit aLF!


Ein Lösungsversuch in der Bibliothek der Wirtschaftswissenschaftlichen Institute der Uni Kiel

(Reinhold Schleifenbaum)

Ziel: Ersatz des Kardex und Fristverwaltung der eingehenden Zeitschriftenhefte.

Eine Analyse der Funktionen eines Kardex ergibt, daß hier verschiedenartige Informationen bereit gehalten werden, von denen die meisten sich kaum ändern, eher statisch sind, wie wer liefert die Zeitschrift, wie oft erscheint sie und dergl.

Der reinen, im engeren Sinn, Erwerbungsaspekte sind nicht viele: Bestellung, Abbestellung und Rechnung, sind eher unproblematisch und wären auch z.B. mit ORDER zu erledigen.

Die statischen Daten, wie Besteller, Lieferant, Aufbewahrungsort und dergleichen umfassen Daten, sind gut entweder in den Titeldaten oder wie ich es mache, in den Exemplardaten des Zeitschriftentitels unterzubringen (Vorteil der Exemplarlösung: es können mehrere Exemplare verwaltet werden, es kann für Beilagen ein Exemplar fingiert werden, mit abweichenden Daten.)

Wichtig ist vor allem die Erfassung der Erscheinungsfrequenz. Ich habe hierzu Klassen/Medientypen gebildet:

1 = wöchentlich oder häufiger
2 = 14täglich
3 = monatlich
4 = 2monatlich
5 = 3monatlich
6 = halbjährlich
7 = jährlich
8 = 2jährlich
9 = unregelmässig (hier können Probleme liegen, s.a. Alternative/Ergänzung)

Darüberhinaus gibt es Teilfelder für Aufbewahrungsort, Budgetschlüssel, Kommentar, Kundennummer, Lieferant, Umlauf.

Ein Hauptanliegen jedoch, das ein Kardex aber immer nur sehr umständlich und fehleranfällig erfüllt, ist die Überwachung des Eingangs der Hefte; oft wurde bei uns der wie auch immer begründete Abbruch der regelmässigen Lieferung erst sehr spät bemerkt.

Und hier setze ich an. aLF und nicht ORDER bietet im Rahmen der AUSLEIHE ein differenziertes Fristüberwachungssystem. Ich kann mit Hilfe der Klassen/Medientypen verschiedene Ausleihfristen definieren (inklusive gewissen Toleranzen, in aLF Kulanz genannt).

Trifft nun ein neues Heft einer Zeitschrift ein, so bekommt das Heft einen Aufkleber mit Barcode. Der Zeitschriftentitel wird im Katalog gesucht. In ein freies Feld auf dem Barcodeetikett wird von Hand die Signatur der Zeitschrift eingetragen. Wird nun die Inventarisierungsfunktion von aLF aktiviert, erscheint zunächst eine Liste der Medientypen (über die die Ausleihfristen definiert sind), es wird entsprechend der Information in der Zeitschriftentitelaufnahme der entsprechende Medientyp gewählt, anschliessend wird mittels der Exemplarerfassung von aLF ein Exemplarsatz angelegt, der Barcode eingelesen, Jahrgang, Jahr, und Heftnummer in Teilfeld B eingetragen und abgespeichert.

Nun wird das Heft ausgeliehen! und zwar derzeit entweder an den Benutzer AUSLAGE, wenn das Heft in die Auslage soll, oder an den Benutzer MAGAZIN, wenn es direkt ins Zeitschriftenmagazin soll usw. Hier ist auch die Ausleihe an einen Benutzer UMLAUF möglich, der aufgrund der Flexibilität von aLF andere Ausleihfristen haben könnte als die „Benutzer AUSLAGE und MAGAZIN“ es haben, wenn dieser einer anderen Benutzergruppe angehört.

Wenn das nächste Zeitschriftenheft kommt wird das vorherige Heft zurückgebucht (bei uns wandert es auch in der Regel von der Auslage ins Magazin). Alles ist okay.

Bleibt allerdings die Lieferung des nächsten Heftes aus, erscheint nach Ablauf der Leihfrist und Kulanz bei dem morgendlichen Ausdruck der Mahnlisten z.B. für den Benutzer AUSLAGE eine Liste der überfälligen Zeitschriftenhefte. Eine direkte Verwendung dieser Information für eine Reklamation ist noch nicht realisiert, hier wird das Hochzählen der Jahrgangs- und Jahresinformationen ein Problem sein, vielleicht lässt sich der Mahntext „negativ“ formulieren etwa, „wir haben nur bis Heft ... erhalten“.

Sollte statt des nächsten Heftes das übernächste eintreffen, darf entweder das Heft nicht zurückgebucht werden, oder aber bei räumlicher Verlagerung (bei uns wandert das alte Heft ins Zeitschriftenmagazin) sollte das Heft erneut ausgeliehen werden, jetzt nur vom Benuzter MAGAZIN und das Spiel fängt von vorne an. Hier könnte auch abweichend ohne Medientypen verfahren werden, siehe unter Alternative/Ergänzung!

Das Hauptziel, die Verwaltung der Fristen ist so relativ einfach möglich.

Handlungsbedarf ergibt sich im Bereich der Darstellung der Exemplarsätze.

Wenn im Bereich der Indexierung der Zeitschriftenexemplare nicht eingegriffen wird, ergibt sich mit der Zeit eine lange unübersichtliche Liste an Exemplarsätzen. Eine geschickte Indexierung könnte hier jedoch Abhilfe schaffen. Da diese Form der Zeitschriftenhefterfassung erst seit Januar 97 bei uns angewendet wird, war es bis jetzt noch nicht notwendig hier etwas zu tun.

Ich denke jedoch daran

  1. nach der ID-Nr den ersten Buchstaben des Medientypes auszugeben, um eine Trennung von gebundenen Jahrgängen und Zeitschriftentiteln zu erreichen,
  2. die Zeitschriftenheftexemplarsätze mittels eines Subtraktionsvorgangs umgekehrt aufgelistet im Index erscheinen zu lassen, also immer das neueste Heft an oberster Stelle.

Alternative/Ergänzung:

Eine noch einfachere Möglichkeit, ohne Medientypen definieren zu müssen oder sie fallbezogen ausser Kraft zu setzen , ist die Setzung der nicht Ausleihbarkeit (Teilfeld v) auf „p“. Wenn ich nun dieses Exemplar ausleihen will, wird durch Beanspruchung der Ausnahmeregelung die Möglichkeit eröffnet eine konkrete Anzahl von Ausleihtagen anzugeben, also bei vorhersehbarer, da regelmässiger Abweichung der regulären Erscheinungsfrequenz, wie Doppelnummern. Dies sollte dann in einem Kommentarfeld aus der Titelaufnahme heraus ersichtlich sein! Mit dieser Form liesse sich sofort beginnen, das Erfassen der statischen Daten könnte nach und nach erfolgen, oder könnte bei geringen Zugangsvolumen auch gänzlich unterbleiben.

Ausblick/Wünschenswertes

Aus dem oben geschilderten ergeben sich Anregungen für die Allegro-Entwickler fast von alleine:

Wäre eine Zusammenfassung von aLF und ORDER zu einem Programm nicht sinnvoll? Es wäre dann, Presto32 vorausgesetzt, möglich die bereits vorhandenen Komponenten unter einer Oberfläche zu benutzen, für die Bestellung, Abbestellung, Rechnungsverwaltung ORDER, für die Fristen aLF, für die Reklamationen vielleicht wieder ORDER?

Vielleicht eine eigene Exemplarerfassungmaske für Zeitschriftenheft mit anderen modifizierten Teilfeldern, z.B. Teilfelder b, B ersetzen durch je ein Teilfeld für Jahrgang, Jahr, Heft-Nr.

Schaffung von statischen Teilfeldern für die Exemplarsätze der Zeitschriftentitel, deren Inhalt dann in der Exemplarmaske für Zeitschriftenhefte angezeigt wird.

Eine Verwendung der neuen Restriktionsfunktion könnte eine unterschiedliche Aufbereitung/Sortierung/Reduzierung der Exemplarsätze ermöglichen


Reinhold Schleifenbaum E-mail: bibliothek@bwl.uni-kiel.de


[i] zuletzt aktualisiert: 01.09.2011
Email: ub@tu-bs.de