Was sollte man noch wissen über 

Bits und Bytes, Daten und Dateien? 

Fangen wir mal ganz anders an. Nicht am unteren Ende (bei den Bits) und nicht am oberen (bei den Datenbanken), sondern in der Mitte. Da liegt das, was jeder kennt: der Datensatz, in Bibliotheken früher Titelaufnahme genannt. %=x set db`Tip: var "Mit F11 kann man die Anzeige wieder normal machen"`sho iv% 
Hier ist ein Datensatz:  (wie er in vielen allegro-Datenbanken aussieht) 

#00 216478049 
#20 ¬Der¬ Herzogsprozeß : ein Bericht über den Prozeß des welfischen Herzogshauses gegen den 
 Freistaat Braunschweig um das Kammergut (1921/25) 
#30age 
#30k15.51 
#31sFürstenabfindung; Braunschweig <Staat> 
#37 de 
#39 von Burkhard Schmidt 
#40 Schmidt, Burkhard 
#74 Wolfenbüttel 
#75 Braunschweig. Geschichtsverein 
#76 1996 
#77 184 S. : Ill 
#81 Literaturverz. S. 172 - 176 
#85 Beihefte zum Braunschweigischen Jahrbuch ; 12 
#87 3-928009-10-9 
#89D952579413 
#90 Q4-1234 

Verwirrend? Altgediente Bibliothekare erwarten vielleicht so etwas wie das hier: 

Signatur: Q4-1234 
Schmidt, Burkhard:
Der Herzogsprozeß : ein Bericht über den Prozeß des welfischen 
Herzogshauses gegen den Freistaat Braunschweig um das Kammergut (1921/25) 
/ von Burkhard Schmidt. 
Wolfenbüttel : Braunschweig. Geschichtsverein, 1996. - 184 S. : Ill
(Beihefte zum Braunschweigischen Jahrbuch ; 12)
ISBN 3-928009-10-9 
Literaturverz. S. 172 - 176 
Themen: Fürstenabfindung; Braunschweig <Staat> 

Oder so ähnlich. Warum kann man Daten nicht so eingeben und speichern? Das hat zwei Gründe: 
1.	Computer sind zu dumm. Sie brauchen die Daten in kleineren Häppchen, sonst können sie die Angaben nicht sicher unterscheiden und getrennt auffindbar machen. Deshalb sollte man alles in Elemente zerlegen. Die nennt man "Datenfelder". Oben sieht man das. 
2.	Ein Online-Katalog soll nicht nur ein elektronischer Zettelkatalog sein. Er soll noch andere Funktionen erfüllen (Erwerbung, Ausleihe) und andere Produkte hervorbringen (Listen verschiedenster Art, Statistiken). Auch deshalb sind die Daten in Elemente zu zerlegen, die man auch getrennt verwenden kann und mit denen Programme arbeiten können. Dabei ist eine strikte, formale Einheitlichkeit wichtig - Automatismen gehen sonst schief, weil sie keine echte Intelligenz besitzen. 

Altgediente Datenbankleute erwarten dagegen was ganz anderes, nämlich sowas wie eine Tabelle: 

IdNr		Titel			Verfasser		Ort			Verlag		Jahr	...	
...	...						
216478049	¬Der¬ Herzogspr.. 	Schmidt, Burkh.	Wolfenbüttel	Geschichtsverein	1996	...	
...	...						

Warum wird's nicht so gemacht? Das hat mehr als zwei Gründe, die an anderer Stelle ausführlich zusammengestellt wurden: "Vergleichende Gegenüberstellung allegro - Relationale Datenbanksysteme", `http://www.allegro-c.de/doku/a-r.htm`. (Die Tabelle ist das Grundkonzept der relationalen Datenbanken!) 
Wichtige Gründe sind: 
·	Man braucht sehr viele Spalten, d.h. die Tabelle wird unübersichtlich breit, 
·	Schwierig und unübersichtlich wird es auch, wenn lange Inhalte auftreten (Titel, Namen) 
·	Etliche Felder werden recht selten gebraucht, d.h. man hat oft viele leere Spalten, 
·	Mehrfachfelder (z.B. für Personen und Schlagwörter) sind nicht gut möglich, 
·	Strukturen innerhalb von Spalten werden vom System nicht unterstützt (z.B. Nichtsortierzeichen oder vorgeschriebene Interpunktion, Unterfelder) 
·	Einfügen neuer Spalten in eine einmal existierende Datenbank ist schwierig. 

Die Tabelle ist somit nicht die beste Idee für Bibliotheksdaten. (Für Neugierige steht in einem anderen Papier ganz ausführlich, warum es so ist und was die besonderen Anforderungen bibliographischer Daten sind: `http://www.allegro-c.de/doku/formate/formneu.htm`) 

Wir halten fest: Ein Datensatz besteht in fast allen Systemen aus numerierten Elementen, wie z.B. 
#40 Schmidt, Burkhard
was ja offenbar ein Verfassername ist. Und #20 steht wohl für den Titel, #76 für das Erscheinungsjahr - einiges kann man erraten. Diese Elemente werden oft Kategorien  genannt. Das hat sich im Bibliothekswesen so eingebürgert, in der Informatik jedoch nicht, da spricht man von Datenfeldern. Die Datenfelder haben Nummern, die man auch tags nennt (das ist Englisch und heißt sowas wie Etikett ). Es gibt mehrere solche Nummernsysteme, die man auch "Bibliothekarische Datenformate" nennt: das weltweit bekannteste ist MARC21. In Deutschland wird für den Austausch von Daten MAB2 verwendet. allegro -Anwender benutzen meistens das leichter zu lernende und zu handhabende "Konsolidierte Format": 
`http://www.allegro-c.de/doku/form2004` . 
Es gibt noch andere, und MARC wie auch MAB sind von System zu System immer irgendwie anders. 
Innerhalb einer Datenbank müssen die Daten einheitlich sein, daher ist am Anfang, wenn man eine neue Datenbank aufmachen will, die Entscheidung für eines der Formate zu treffen. Alles über Bibliothekarische Datenformate und vieles mehr verrät die Web-Adresse  `http://www.allegro-c.de/doku/formate/` . 

Summa summarum: aus der Titelkarte im Zettelkatalog wird ein Datensatz im Online-Katalog. Der Online-Katalog ist eine besondere Art von Datenbank. Eine Datenbank besteht also aus einer Menge von Datensätzen und ein Datensatz aus einer Anzahl von Datenfeldern, d.h. wir haben es mit drei Ebenen zu tun: 

Datenbank  enthält  Datensätze  bestehend aus  Datenfeldern

Was ist anders als bei Karteien? 
Einen Zettelkatalog - das ist nichts anderes als eine Kartei - kann sich jeder vorstellen. Neue Zettel werden von Hand an den richtigen Stellen eingeordnet. Wie ist das bei einer Datenbank, was passiert da mit neuen Datensätzen? Das Eintippen der Daten ist Handarbeit, wie früher das Schreiben der Zettel, aber das Einordnen (hier sagt man "Abspeichern"), damit man alles hinterher leicht wiederfindet, das passiert vollautomatisch. Allerdings nur, weil für diese Aufgabe eine Software da ist, ein Programmsystem, das sich Datenbanksystem nennt. Von sich aus, nur mit Windows oder UNIX ausgestattet, kann ein Computer das nicht machen - von Hause aus hat er davon keine Ahnung. 
allegro ist ein solches Datenbanksystem. Pica ist ein ganz anderes, und es gibt noch viel mehr von der Sorte. 
Den Datensatz kann man sich gut vorstellen, man kann ihn ja sehen. Sowas wie ein kleiner Text ist das, ein Dokument, aufschreibbar auf einer Karteikarte oder einem Blatt Papier. Aber wie kann man sich die Datenbank genauer vorstellen? Ist das nur ein großes Dokument, das sich aus vielen kleinen (eben den Datensätzen) zusammensetzt? Das wäre zu simpel, es gehört noch einiges mehr dazu. Es ist auch mehr als ein Karteischrank voller Zettel oder ein Ordner voller Dokumente. Solche Vorstellungen taugen nur für den Anfang. 
Fragen wir noch mal etwas anders: 

Ist ein Datensatz eine Datei - ist die Datenbank ein Ordner? 
Nein, so einfach ist das auch wieder nicht. Wer mit Windows arbeitet, wird immer wieder mit "Ordnern" konfrontiert. Die Ordner haben Namen, z.B. gibt es da den Ordner "Eigene Dateien". Läßt man sich  einen Ordner vom "Explorer" oder vom "Arbeitsplatz" aus zeigen, dann sieht man eine Menge Namen und Symbole. Diese stehen für weitere Ordner (Unterordner) oder für Dateien.  Die Ordner und Unterordner erkennt man an Symbolen, die so aussehen wie eine Karteischublade oder eine Aktenmappe: man soll intuitiv ahnen: da stecken mehrere Dinge (Dokumente oder Dateien) drin. 
Übrigens: das englische Wort für "Datei" ist file. Das heißt zugleich "Kartei". Die Ordner werden "folder" genannt. 
Klickt man auf ein solches Symbol, dann erscheint, was drinsteckt: der Inhalt des Ordners, und das ist ein neues Sortiment von Symbolen und Namen - ein Unterordner kann wieder weitere Unterordner und weitere Dateien umfassen. 
Die Symbole sind übrigens nur eine Orientierungshilfe für den Nutzer, von Microsoft spendiert, sie sind nicht gespeichert, sie gehören nicht zum Inhalt der Ordner und Dateien. 

Aber was ist wirklich eine "Datei"? 
Computer speichern alles in Dateien, wirklich alles. Auch ein Dokument ist nur eine Datei, auch Bilder und Filme. 
Auch Programme sind Dateien! Man nennt solche auch "ausführbare" Dateien, denn es stehen lauter Befehle drin, die der Computer ausführen kann - wenn er die Sprache beherrscht, in der das Programm geschrieben ist. 

Haben Sie irgendwie das Gefühl, noch nicht alles kapiert zu haben? Es gibt noch einen `anderen Text`, der das Thema etwas anders anpackt. 

Aber eine Datenbank ist mehr als eine Datei, es gehören mehrere dazu. Diese Dateien stecken zwar meistens alle in einem Ordner, aber nicht unbedingt: das ist Sache der Software. Ein Datensatz ist weniger als eine Datei, denn meistens stecken sehr viele Datensätze zusammen in einer Datei. 

Abschweifung :  Was heißt eigentlich "eine Datei öffnen"? 
·	 Man doppelklickt auf ein Dateisymbol um die Datei zu öffnen - jeder kennt das. Das wirkt so selbstverständlich, ist es aber nicht. Windows verbirgt dabei die Tatsache: Es geht nicht ohne ein Programm, das mit der Datei etwas anfangen kann. Und wie heißt dieses Programm? Das sieht man an der Stelle nicht. 
·	Wenn die Datei einen Namen hat, der mit .DOC endet, dann wird das Programm Word gestartet und Word öffnet die Datei. Oft heißt es hier zwar Dokument,  es ist aber nichts anderes als eine Datei. Wenn man Word nicht installiert hat, kann der Computer eine DOC-Datei nicht öffnen. Sie erscheint ihm dann als eine unbekannte Datei - als eine lange Folge von Zahlen und sonst nichts. Wenn andersrum ein Dateiname mit .DOC endet, ist es nicht unbedingt eine Word-Datei, es kann also passieren, daß Word daran scheitert. Nicht der Name ist entscheidend, sondern die Struktur des Inhalts. 
·	Oft gibt es mehr als ein Programm, mit dem man eine Datei öffnen kann. Windows nimmt automatisch dasjenige, das für die Namenserweiterung intern eingetragen ist. Wer Bescheid weiß , kann aber ein anderes nehmen - und dann sieht die Datei u.U. etwas anders aus, obwohl der Inhalt (die Zahlenfolge) natürlich derselbe ist. 
·	Wenn die Datei einen Namen hat, der mit .EXE endet, ist es ein Programm, und "öffnen" ist dann ein ungünstiges Wort, man könnte besser "starten" sagen. 
·	Aber: Wenn man an einen Dateinamen einfach .DOC anhängt oder .EXE, dann wird aus der Datei keineswegs ein Word-Dokument bzw. ein Programm. So einfach ist das nicht. 

Tip: Windows hat im "Explorer" oder "Arbeitsplatz" eine Einstellmöglichkeit unter "Extras / Ordneroptionen / Ansicht", die da lautet "Erweiterungen bei bekannten Dateitypen ausblenden". Nehmen sie das Kreuzchen weg, das dort normal eingestellt ist - machen Sie das unbedingt, Sie werden sonst in den Dateiübersichten unvollständig informiert. 

Aus was besteht eine Datei?
Jede Datei hat einen Namen und einen Inhalt. In der Übersicht des Ordners sieht man die Namen und ein Symbol. Dieses gehört, wie gesagt, nicht zur Datei. Windows hat eine Liste von Namenserweiterungen und ordnet diesen jeweils ein Symbol zu, aber genau genommen hat dieses mit der Datei nichts zu tun. 
Der Dateiname (auch ein Ordnername) kann  bis zu 255 Zeichen lang sein, inkl. der Erweiterung. Es ist sehr zu raten, nicht solche langen Namen zu verwenden, denn das hat Nachteile. Wenn man aufgefordert wird, einer Datei einen Namen zu geben (z.B. bei "Speichern unter..."), halte man sich an folgende Regeln (es sei denn, man weiß genau, was man will und warum): 
·	Nicht mehr als 20 Zeichen 
·	Nur Kleinbuchstaben, Ziffern und Bindestrich verwenden 
·	Ein Punkt nur zwischen Name und Erweiterung 
·	Keine Leerzeichen im Namen (besonders wichtig) 
·	Keine Umlaute oder anderen Sonderbuchstaben 
·	Keine andere Erweiterung als die automatisch vorgeschlagene. Wenn keine vorgeschlagen wird, dann nicht mehr als drei Zeichen. 

Diese Regeln sind nicht zwingend, d.h. Microsoft besteht nicht darauf, aber man erspart sich damit wirklich Ärger, z.B. bei der Übertragung von Dateien nach UNIX oder Linux. 
Nebenbei: Word, hilfreich wie es ist, schlägt als Namen immer die erste Zeile des neuen Textes vor. Ändern Sie das dann unbedingt, denn fast immer ist so ein "Name" viel zu lang und enthält Leer- und Sonderzeichen. 

Früher, zu DOS-Zeiten, durfte ein Name nur aus 8 Zeichen plus 3 Zeichen Erweiterung bestehen. Viele halten sich noch heute daran, um keine Probleme beim Kopieren zwischen den Plattformen, beim Austausch mit anderen Anwendern und bei der Arbeit unter DOS zu haben. Auch alle offiziellen allegro-Dateien folgen dieser Regel. 

Der Inhalt einer Datei, ob .DOC oder .EXE oder .TXT oder sonstwas, ist (wir sagten es schon) immer nur eine Folge von Zahlen, und zwar Zahlen zwischen 0 und 255. Das sind die Zahlen, die man mit 8 Nullen und Einsen (sog. Bits) codieren kann, daher kommt das. (Ab 256 braucht man 9 Bit.) Eine Folge von 8 Bit nennt man auch Byte. Auf den unteren Ebenen können die Rechner nur mit Bytes arbeiten, daher ist das eine so wichtige Einheit. 
Zum Verständnis sehr wichtig: In der Datei steht keine Information über sich selbst, sie enthält keine Angaben (sog. "Metadaten") zu ihrer eigenen Struktur und zu ihrem Inhalt. Wenn man nur die Zahlenfolge betrachtet, wird man nicht schlau draus. Der Dateityp, .DOC oder .html oder was auch immer, ist eine Äußerlichkeit, die vollkommen irreführend sein kann. 
Die kleinste mögliche Datei hat 0 Byte Inhalt, d.h. sie besteht nur aus ihrem Namen. Nach oben gibt es kaum eine Grenze.  Wenn man sich von einem Ordner die "Detail"-Ansicht ansieht, erkennt man, wie groß jede Datei ist. Meistens ist das angegeben in K, wobei ein K = 1024 Byte ist. (Warum 1024? Das ist 2 hoch 10.)

Wo sind aber die Buchstaben in einer Textdatei, wenn die nur aus Zahlen besteht? Sie sind natürlich verschlüsselt. Jeder Buchstabe bekommt eine Nummer zugeordnet, z.B. wird das 'A' mit 65, das 'a' aber mit 97 verschlüsselt. Meistens jedenfalls. Eine Software kann es u.U. auch anders machen, das kann der Nutzer nicht sehen. Was er sieht, ist fast nie das, was wirklich gespeichert ist. Das erschwert an vielen Stellen das Verständnis,  das ist klar, mit Intuition kann man das nicht durchschauen. 
Außer den Textzeichen braucht eine Textdatei noch mindestens ein besonderes Steuerzeichen für "Neue Zeile". Unter DOS/Windows sind das zwei Zeichen: die Codes 13 und 10 hintereinander. Sie sind  normalerweise unsichtbar, wenn man die Datei "öffnet". Was man sieht, ist ihre Wirkung: es beginnt eine neue Zeile.  Unter UNIX ist es nur der Code 10, der zwei Zeilen trennt. Ein anderes Steuerzeichen kommt auch oft vor: Code 09 für "Tabulator". Eine TXT-Datei enthält nur Text und diese wenigen Steuerzeichen, eine .DOC-Datei enthält noch sehr viel mehr Steuerzeichen - nur WinWord kennt sie alle und kann damit umgehen... 
Neuerdings wird immer mehr mit Unicode gearbeitet. Das ist eine Methode, mit der man mehr als 256 verschiedene Zeichen codieren kann. Was über die normalen Buchstaben und Ziffern hinausgeht, das wird mit Hilfe von zwei oder drei Bytes verschlüsselt. Das 'a' ist dabei weiterhin Code 97, aber 'ä' besteht aus zwei Codes: 195/164 statt 132 bei DOS und 228 bei Windows. 
Mehr dazu steht in einem eigenen Kapitel `http://www.allegro-c.de/doku/unicode/`. 

Eine Datenbank
·	Besteht meistens aus mehreren Dateien 
·	Diese müssen nicht im selben Ordner liegen, tun es aber meistens 
·	Die Dateien unterscheiden sich mehrfacher Hinsicht: 
	1.	Inhalt  (was für Angaben stecken drin?) 
	2.	Struktur  (wie sind die Angaben gestaltet und codiert?) 
	3.	Funktion  (was wird damit gemacht, wofür wird die Datei gebraucht?) 
	4.	Wichtigkeit (manche Dateien dürfen fehlen, andere sind extrem wichtig) 
	5.	Größe (das ist die Anzahl der Bytes) 
Mindestens eine der Dateien enthält die Daten, die man eingetippt hat, das dürfte klar sein. Aber welche ist es? Und wozu gibt es da noch andere Dateien - sollte man das wissen, sollte man sich darum kümmern? Im Prinzip könnte es reichen, wenn die Software alles weiß, aber es gibt Situationen, wo ein paar Kenntnisse doch sehr helfen. Denn Wissen gibt Sicherheit, Unwissenheit macht abhängig und verletzbar. 
Am Beispiel einer allegro-Datenbank sind die Dinge gut erklärbar. (Bei anderen Systemen kann es ähnlich, aber auch völlig anders aussehen.) Ganz ausführlich steht es in den Kapiteln 0.3 und 0.8 des Handbuchs. Hier beschreiben wir nur die wichtigen Bestandteile, die immer gebraucht werden. 
Die Datenbank braucht einen Namen. Der Name der Demo-Datenbank ist CAT. Die Namen der zugehörigen Dateien beginnen deshalb alle mit CAT. Die wichtigsten Dateien sind diese: 

Datei 	Name.Typ	Wozu ist sie gut, was steht drin?	
Datendateien	  CAT_1.ALD	Enthalten die eingegebenen Daten. Solche Dateien kann es mehrere geben	 	
Indexdatei	  CAT.ADX	Die alphabetischen Register, über die man zugreift	
Kurztiteldatei	  CAT.STL	Die Kurzzeilen, die man sieht, wenn man eine Ergebnismenge betrachtet	
Adressentabelle	  CAT.TBL	Die Adressen (= Positionen) der Datensätze in den Datendateien	
*Restriktionendat. 	  CAT.RES	Hilfsdatei zur Einschränkung von Erg.Mengen (nicht bei jeder Datenbank)	
*LOG-Datei	  CAT.LOG	Zur Datensicherung: Kopien der neuen und veränderten Datensätze	
Konfiguration	  A.CFG	Darin steht, welche Datenfelder es geben kann und andere Einstellungen	
Indexparameter	  CAT.API	Vorschriften für die Bildung der Index-Einträge aus den Daten	
Anzeigeparameter 	  D-*.APR	Vorschriften für den Aufbau der Anzeige eines Datensatzes	
*INI-Datei	  CAT.INI	Einstellungen für die Benutzung der Datenbank	

Genau diese Dateien liegen manchmal alle zusammen in einem Ordner, die letzten vier aber oft woanders, und zwar im Programmordner (normalerweise c:\allegro ). Als Beispiel schauen Sie sich den Ordner demo2 an, der an Ihrem allegro-Programmordner hängt. 
Was man eintippt, das steckt das Datenbanksystem also alles nur in die Dateien des Typs .ALD, die anderen Dateien werden mitgeliefert oder legt das System selber an, und sie lassen sich notfalls (über das "Reorganisieren"-Menü ) wiederherstellen. Die mit * markierten Dateien sind nicht lebensnotwendig, aber wenn eine der anderen fehlt, kann man mit der Datenbank nicht arbeiten, die Software streikt dann mit entsprechenden Fehlermeldungen. 
Die letzten vier Dateien sind schlichte Textdateien, die man modifizieren kann. Ein Hilfsprogramm für die Bearbeitung von Textdateien, ein sog. Editor , wird dazu gebraucht. Theoretisch kann man WinWord nehmen, es wird aber davon abgeraten. Der Anhang D des Handbuchs beschreibt, wie man den zu allegro gehörigen Texteditor X.EXE benutzt. Das kann man in wenigen Minuten lernen, so einfach ist es. Weil man dabei automatisch ein besseres Gefühl dafür bekommt, was Dateien eigentlich sind (jedenfalls  Textdateien), wird es sehr dringend empfohlen, den Umgang mit diesem Editor zu lernen. 
Geheimtip: Geben Sie im Schreibfeld ein: 
`h dos` 
dann erhalten Sie eine Kurzeinführung mit Übung. Sie werden es kaum bereuen, wenn Ihnen bisher auch noch nie so recht klar war, was DOS eigentlich ist. (Jedoch: In einem Windows-64bit-System gibt es DOS nur noch mit besonderen Tricks.) 

Noch viel mehr zum spannenden Thema "Bibliothekarische Daten" steht in einem Kapitel des Standardwerks "Was sind und was sollen bibliothekarische Datenformate": 
`http://www.allegro-c.de/doku/formate/` 
Dort erst erfahren Sie, wie vielschichtig die Sache wirklich ist: man kann das Thema "Daten und Dateien" auf insgesamt sieben Ebenen betrachten, die übereinander geschichtet sind... Spätestens da sieht man, wie alles zwar kompliziert, aber doch ganz logisch ist. 

?http://www.allegro-c.de/doku/a-r.htm=~start http://www.allegro-c.de/doku/a-r.htm 
?h dos=h dos 
?http://www.allegro-c.de/doku/unicode/=~start http://www.allegro-c.de/doku/unicode/ 
?http://www.allegro-c.de/doku/formate/=~start http://www.allegro-c.de/doku/formate/ 
?http://www.allegro-c.de/doku/format=~start http://www.allegro-c.de/doku/format 
?http://www.allegro-c.de/doku/formate/formneu.htm=~start http://www.allegro-c.de/doku/formate/formneu.htm 
?anderen Text=h dos-file