`Vorangehender Teil`  

Anhang B     allegro-Kategoriesystem

B.3	Geschäftsgangsdaten (Erwerbung und Ausleihe)

Im Erwerbungssystem hat man es mit Bestellsätzen, Lieferantensätzen und Exemplarsätzen zu tun. Letztere werden auch im Ausleihsystem gebraucht. Dort gibt es dann natürlich auch noch Benutzersätze. Neben diesen 4 Satztypen kommt noch eine Anzahl von Systemsätzen hinzu. Deren Beschreibung ist der Dokumentation zum Erwerbungs- bzw. Ausleihprogramm zu entnehmen. Wir dokumentieren hier die genannten vier Satztypen deshalb, damit interessierte Anwender, die einen späteren Einsatz der anderen Programme vorhaben, schon jetzt die entsprechenden Daten aufbauen können, auch ohne die Programme schon zu besitzen. 
Wichtig: Die hier beschriebenen Satzstrukturen können auch dann ohne Änderungen benutzt werden, wenn nicht das Kategorienschema $A.CFG angewendet wird, sondern irgendein anderes. Da es zur Zeit keine im Bibliothekswesen gebräuchliche Normierung dieser Datenelemente gibt (auch nicht innerhalb der MAB-Formate), besteht kein Grund, andere als die hier beschriebenen und erprobten Strukturen erfinden zu wollen. Im Gegenteil: wenn man sich an diese Vorschläge hält, kann man sehr viel Parametrierungsarbeit sparen, denn die unter dem A-Schema entwickelten Parameter können dann übernommen werden. Aus diesen Gründen werden hier diese Felder in aller Ausführlichkeit dargestellt. 

1. Bestellsätze
	Man benötigt nur eine zusätzliche Kategorienummer für alle Erwerbungsdaten. Die Programme ORDER und aLF sehen standardmäßig #9D dafür vor, im Bedarfsfall kann man eine andere nehmen. 
	Ein Bestellsatz besteht aus nur zwei Kategorien: 

   #9DAbestellnummer²Ttitelidentnummer ...	(Identor) 
und 
   #9DBstatus²...   				(Bestelldaten) 

Die "Identor"-Kategorie identifiziert die Bestellung, die "Bestelldaten"-Kategorie enthält die eigentlichen Bestellangaben. In der Identorkategorie können anstelle der Punkte Datumsangaben über den Geschäftsgangsablauf stehen: 

  ²Odatum(Kürzel des Vormerkenden) 
  ²Vdatum(Kürzel des Referenten) 
  ²Edatum(Kürzel des Bearbeiters in der Erwerbung) 
  ²Bdatum(Kürzel des Bestellers) 
  ²Sdatum(Kürzel des Stornierenden) 
  ²Rdatum(Kürzel des Reklamierenden) 
  ²Idatum(Kürzel des Inventarisierenden) 
  ²Adatum(Kürzel des Abschließenden) 
  ²Fdatum(Kürzel des Freigebenden) 

Diese Eintragungen können u.U. jeweils mehrfach auftreten. Das Erwerbungsprogramm legt sie automatisch an. 

Beispiel:

  #9DA0010282²T0-7100-0632-2²V911002(kra)²E911010(mue)²B911012(sch)²I911210(mue) 

Interpretation:
	Am 10.10.91 wurde durch die Erwerbung (Mitarbeiter mue) der Titel mit der Identifikation 0-7100-0632-2 vorakzessioniert und durch den Verantwortlichen sch ma 12.12.91 bestellt. Die Bestellung basiert auf einem Vorschlag des Referenten kra vom 02.10.91. Mitarbeiter mue hat am 10.12.91 die eingegangene Lieferung inventarisiert. Die Rechnung ist noch nicht beglichen worden (es fehlt der Zusatz ²A...), eine Freigabe ist auch noch nicht erfolgt (es fehlt der Zusatz ²F...). 
Der status in der Bestelldatenkategorie kennzeichnet den Zustand der betreffenden Bestellung: 

   	1  durch den Referenten vorgeschlagen, 
   	2  durch die Erwerbung vorakzessioniert, 
   	3  bestellt, 
   	4  Bestellung reklamiert, 
   	5  Bestellung storniert, 
   	6  Bestellung inventarisiert, 
   	7  Bestellung abgeschlossen, 
   	8  Desiderat, 
	9  vorgemerkt. 

Dem Status folgen die eigentlichen Bestelldaten: es sind Teilfelder, die mit dem Steuerzeichen ² und einem Kennbuchstaben identifiziert werden: 

#9DBstatus	Geschäftsgangs-Status 
	²s... 	Code mit 6 Zeichen, der Publikationsform, Erwerbungsart, Fachgebiet und Bestellart in verschlüsselter Form enthält, 
	²j... 	Lieferantencode, 
	²c... 	Währung, in der die Bestellung erfolgt, 
	²p... 	Preis je Exemplar in der Währung, in der bestellt wird, 
	²P... 	DM-Preis, 
	²n... 	Anzahl der bestellten Exemplare, 
	²v... 	Anzahl der Bände je Exemplar (bei mehrbd. Werken), 
	²d... 	Bestelldatum in der Form jjmmtt, 
	²D... 	Fälligkeitsdatum in der Form jjmmtt, 
	²A... 	Auftraggebercode, 
	²a... 	Kontingentcode, 
	²T... 	Titelzusatz (nur für Bestellung gedacht), 
	²C... 	Anmerkung, Quelle, 
	²I... 	Kommentar zur Bestellung, 
	²f... 	1. Mahnfrist, 
	²g... 	2. Mahnfrist, 
	²h... 	3. Mahnfrist, 
	²M... 	Mahnungszähler, 
	²o... 	Datum der letzten Mahnung in der Form jjmmtt, 
	²l... 	Nummer des Lieferscheins, 
	²q... 	Preis bei Lieferung, 
	²Q... 	Kommentar zur Lieferung, 
	²e... 	Eingangsdatum in der Form jjmmtt, 
	²u... 	Reklamationsgrund, 
	²U... 	Reklamationsdatum in der Form jjmmtt, 
	²i... 	Rechnungsbetrag, 
	²R... 	Rechnungsdatum in der Form jjmmtt, 
	²N... 	Rechnungsnummer, 
	²K... 	Rechnungskommentar, 
	²m... 	Mehrwertsteuersatz in %% 
	²r... 	Rabatt in %, 
	²t... 	Sonstige Nebenkosten, 
	²E... 	Rechnungseingangsdatum, 
	²V... 	Rechnungsvermerke, 
	²w...	Bestellweg. 
Es gibt keine festgelegte Reihenfolge der Teilfelder. Es können auch Teilfelder fehlen, die nicht gebraucht werden. 

2. Exemplarsätze
Exemplarsätze werden bei Inventarisierungen erzeugt und zwar je ein Satz für jede buchbinderische Einheit, d.h. jedes separat ausleihbare Objekt. Exemplarsätze enthalten immer die Kategorien 
  	#9DFtitelidentnummer²Bbestellnummer	(Inhalt von Kategorie #00 des Titelsatzes bzw. verknüpften Bandsatzes, zu dem das Ex. gehört)
	#9DGstatus exemplarangaben... 
   	#9DHausleihangaben...   (temporär, nur solange ausgeliehen oder vorgemerkt)
   	#9DIausleihangaben...   (temporär, nach Rückgabe steht hier der vorherige Inhalt von #9DG)
Der status in der Kategorie #9DG spezifiziert die Exemplarverfügbarkeit. Bei der Inventarisierung wird er auf 'g' (im Geschäftsgang) gesetzt. Andere Indikatorwerte werden bei den Vorgängen des Ausleihprogramms gesetzt, und zwar 'l' für "ausgeliehen", 'W' für "Warteregal für Vormerker", 'v' für "verloren", 'x' für "Fahndung", 'f' für "Fernleihe", 'g' für "Geschäftsgang", 'A' für "ausgesondert" und '0' für "verfügbar". 
Die Kategorie #9DH dient zur Aufnahme von Entleihungsangaben. Sie besteht nur während der Dauer der Entleihung und hat dann die Teilfelder ²u (Benutzernummer), ²D`(Ausleihdatum), ²R (berechnetes Rückgabedatum), ²E Ende der Abholfrist (bei Vormerkung) und evtl. ²M (Mahnungsdaten). 
Teilfelder der Kategorie #9DG: 			(Die Angaben der rechten Spalte sind für alte Bücher gedacht!)
#9DGstatus	Verfügbarkeits-Zustand  (s.o.) 
	²L...	Sigel der besitzenden Bibliothek (falls mehrere beteiligt sind) 
	²l...		Standort'Aufstellungssignatur 
	²s...	Signatur (Magazinsignatur)	²P...	Provenienz 
	²e...	Exemplarnummer			²G...	Gaskell-Code 
	²a...	Verbuchungsnummer (Barcode)	²D...	Schäden des Exemplars 
	²z...	Zugangsnummer			²I...	Unregelmäßigkeiten 
	²d...	Zugangsdatum			²M...	fehlende Seiten 
	²m		Medientypkürzel 
	²B...	Sortierfähige Bandnummer, wenn Teil eines mehrbd. Werks oder fortlfd. Sammelwerks, falls dieses nicht in verknüpfter, sondern in hierarchischer Form erfaßt ist. 
	²b...	Bandbezeichnung in Textform, wenn abweichend von ²B 
	²T		Titel-Anmerkung
	²E...	Ausgabe/Auflage (bei Lehrbuch-Exemplaren) 
	²Y...	Erscheinungsjahr (bei Lehrbuch-Exemplaren) 
	²n...	Fußnote/Kommentar zum Exemplar/Bestand 
	²v...	Ausleihbarkeit/Benutzungsmodus (z.B. k=Kurzausl., p=Präsenz, c=Kopieren nicht erlaubt) 
	²V		Vormerk-Anzahl 
	²f...	Exemplarleihfrist 
	²w...	Wartezeit o.a. Angaben zur Bereitstellung 
	²F...	Ausleihfrequenz-Zähler (für Statistik) 
	²H...	Zusammenfassende Bestandsangabe (Zeitschriftenbesitz; nicht für Ausleihsystem!) 
Die Struktur des Exemplarsatzes kann auch in allgemeinerem Sinne für Besitzangaben (Holdings, s. Teilfeld ²H) verwendet werden, wenn man einen Gesamtkatalog führen will. Dann stellt der "Exemplarsatz" eigentlich einen Bestandssatz dar. 

Teilfelder der Kategorie #9DH: 
#9DH²u...		Identnummer des Ausleihers 
	²R...	Rückgabedatum		²W...	Wartedatum (Abholtermin) 
	²D...	Ausleihdatum 

Das Erfassen von Exemplarsätzen ("Inventarisierung") geht schnell und einfach mit dem aLF-Programm - auch dann, wenn man es (noch) gar nicht zur Ausleihe einsetzt, oder mit dem Programm INVENT. Man sucht die Titelaufnahme, und mit 'I' erhält man eine Eingabemaske, auf der alle Teilfelder bequem einzugeben und zu bearbeiten sind. Die Teilfelder, die sich aus der Titelaufnahme bereits ergeben, sind dann schon ausgefüllt. Zum Eintragen der Barcodenummer ist ein Lesestift oder Handscanner einsetzbar. Mit der Tastenkombination TAB ü bekommt man die Bestandsübersicht, aus der man ein Exemplar zur Bearbeitung auswählen kann. 

3. Systemsätze : Bibliotheksadressen, Lieferantensätze, etc. 

Für eine Anzahl von Aufgaben im Zusammenhang mit der Bestandsverwaltung und mit den Ausleih- und Erwerbungsfunktionen braucht man Daten, die nicht bibliographischer Natur sind, aber gleichwohl in flexibler Weise gespeichert werden müssen. Diese Systemdaten werden allesamt mit nur einer einzigen Kategorie, der #9A, abgespeist. Das erste Zeichen in dieser Kategorie zeigt dann an, um welchen Typ von Systemsatz es sich handelt: 
	A	Auftraggeber, Bibliotheksadresse 
	B	Bestellnummerngenerator 
	C	Klassensatz für Benutzerdaten (beschreibt die Eigenschaften einer Benutzergruppe) 
	F	Fensterinhalt (Hilfsfenster für die Erwerbungs- und Ausleihfunktionen) 
	I	Identnummerngenerator 
	K	Kontingentdaten 
	L	Lieferantendaten 
	P	Paßwortdaten 
	R	Kalenderdatensatz (für Datumsberechnungen in der Ausleihe) 
	S	Signaturgenerator 
	W	Währungstabelle 
	X	Textbaustein 
Die Struktur dieser Datensätze ist in den Dokumentationen der Programme aLF und ORDER dokumentiert. Hier werden nur die zwei Typen näher beschrieben, die eine gewisse Relevanz zu den Katalogdaten haben: 
Für die Bestandsverwaltung in Zentralkatalogen und Zeitschriften-Gesamtverzeichnissen braucht man Datensätze für Bibliotheksadressen. 
Ein Adressensatz beginnt mit #9A A... und enthält die folgenden Teilfelder: 
#9A	ASigel	Das Sigel der Bibliothek steht direkt hinter dem A 
	²N...	Eintrag für die Registerzeile in Reg. 11 (für Nachladung) 
	²n...	Namensform für die Anschrift 
	²a...	Anschrift 
	²t...	Telefonnummer 
	²O..	Öffnungszeiten 
	²B...	Benutzungsbedingungen 
	²Z...	Ansprechperson 

Im Erwerbungssystem gibt es für eine Reihe von Systemdatensätzen die Verwaltungskategorie #9A (falls gewünscht eine andere). Ein besonders wichtiger Systemsatztyp ist hier der Lieferantensatz. Er beginnt mit #9A L... und enthält hinter dem L eine Anzahl von Datenfeldern für den Lieferanten: 

#9A	Lcode	Kurzbezeichnung des Lieferanten, bis zu 4 Zeichen 
	²n...	Lieferantenname (wie für Adresse erforderlich) 
	²a...	Lieferantenanschrift (mit '¶' als Zeilentrenner) 
	²k...	Kontaktperson (inkl. Anrede) 
	²l...	Land 
	²p..	Sprachkürzel (wird für Textbausteine benötigt) 
	²s...	Standardlieferfrist (wie mit Lieferant vereinbart) 
	²f/g/h...	Mahnfrist1/2/3 
	²t...	Telefon 
	²b...	Bank   (Name, Ort und evtl. Anschrift) 
	²K...	Kontonummer 
	²z...	Bankleitzahl 
	²w...	Standardlieferweg 
	²F...	Faxnummer 
	²B...	Bemerkungen 

4. Benutzerdaten

Ein Benutzerdatensatz besteht nur aus der Kategorie #9B und enthält maximal folgende Teilfelder: (welche tatsächlich genutzt werden, ist abhängig von der Benutzerklasse und bibliotheksseitig im jeweiligen "Klassensatz", einem Verwaltungssatz des Ausleihsystems, einstellbar) 

#9B	i		Indikator ('0' oder '1') 
	BenNr	Benutzernummer (Barcodenummer des Ausweises) 
	²k...	Klasse (Ziffer 1..9 oder Buchstabe a..z) 
	²n...	Name, Vorname 
	²u...	m oder w 
	²d...	Geburtsdatum 
	²a...	Alter 
	²f...	Fachgebiet 
	²b...	Beruf 
	²D...	Sperrdatum 
	²R...	Sperrgrund (Kommentar) 
	²G...	Summe der aufgelaufenen Gebühren 
	²s...	Straße und Hausnummer oder Postfach 
	²o...	Wohnort 
	²p...	Postleitzahl 
	²t...	Telefon 
	²N...	Name der Eltern (bei Studenten!); dann auch deren Anschrift: 
	²S...	Straße und Hausnummer 
	²O...	Ort 
	²P...	Postleitzahl 
	²T...	Telefon 
	²Z...	Ansprechperson (Wenn der "Benutzer" keine Person ist) 

Das erste Zeichen der Kategorie #9B, vor den Teilfeldern, ist ein Indikator, und zwar '0', wenn der Benutzer ausleihberechtigt ist, und '1', wenn er gesperrt ist. Dann folgt die Benutzernummer, dann erst die Teilfelder. Die tatsächliche Reihenfolge der Teilfelder innerhalb des Datensatzes ist ohne Bedeutung. 

Diese Satzstruktur kann auch für das Einfach-Ausleihprogramm ALFA benutzt werden, obwohl ALFA keine Benutzerdatensätze unbedingt benötigt. Es existiert für diesen Zweck eine leicht erweiterte Version der Standard-Parameterdateien (CAT.API und D-1.APR). 

`Vorangehender Teil`   

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