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allegro-Format 2004   naechste  Inhalt


Vorbemerkungen

Dieses bibliothekarische Datenformat ist eine Weiterentwicklung des bis 1992 im niedersächsischen Bibliotheksverbund benutzten Formats. Im Zuge der allegro-Entwicklung wurde es immer weiter ausgebaut, vor allem wurden neue Datentypen eingeführt (Normdaten, Lokaldaten etc.), die in der Verbunddatenbank nicht vertreten waren. Schließlich wurde 1993 das Format "konsolidiert". Das bedeutet, daß Ungereimtheiten beseitigt, uneinheitliche Praktiken abgebaut und fehlende Elemente ergänzt wurden. So stellt nun dieses Format eine Entwicklung dar, die sich nicht auf ein Magnetband-Austauschformat (wie z.B. MAB) gründet, sondern wesentlich von der praktischen Erfahrung zahlreicher Anwender mit Online-Datenbanken geprägt ist. Nach weiterer Vervollständigung und redaktioneller Überarbeitung liegt mit diesem Papier die aktuellste und bisher ausführlichste Fassung vor. Sie entspricht der Software-Version V24, ausgeliefert im Oktober 2004.
Man beachte: die Formatbeschreibung sagt noch nichts darüber aus, ob die Angaben RAK-konform oder anders eingegeben werden, auch nicht wie die Daten indexiert oder angezeigt werden. Diese Dinge sind ausschließlich Sache der lokalen Praxis bzw. der Parametrierung und lokal beliebig anpassungsfähig. Es wird empfohlen, dieses Format in allen Einzelheiten genauestens zu beachten, um die Standardparameter für Import und Export nutzen zu können. Wo Abweichungen bestehen, lassen sich diese meistens mit der Funktion "Globale Manipulation" begradigen (siehe allegro news 36; Handbuch S. 63,200), und es wird empfohlen, dies zu tun. Die Standard-Parameter (Index: CAT.API, Anzeige: D-1.APR etc.) berücksichtigen nicht alle Kategorien, jedoch sind alle in der Konfigurationsdatei A.CFG (bzw. $A.CFG) vorgesehen, d.h. man kann sie alle eingeben. Die Index-Parameter und die Anzeige-Parameter können dagegen freizügig geändert oder erweitert werden.
Es hat sich auch bewährt, dieses Format als Ausgangspunkt zu nutzen, wenn man eine neue Datenbank für andersartige Materialien oder Zwecke anlegen will. Meist ist es dann weniger Arbeit, die notwendigen Modifikationen an den Parametern zu machen, als diese vollständig neu zu entwickeln.

Feldgruppen

Die Datenfelder (auch Kategorien genannt) dieses Formates bilden 10 Gruppen; die erste Ziffer zeigt an, zu welcher Gruppe ein Feld gehört (Ausnahmen: #18, #19, #39). Jede Gruppe bezieht sich auf einen bestimmten Aspekt, der meistens durch eine einfache Frage (rechts angegeben) zu umschreiben ist.

Normdaten haben als erste Ziffer die der entsprechenden Gruppe, das zweite Zeichen ist 'n', z.B. #4n für Personenstammdaten.
 
 

#0 Identifikationsdaten [Eindeutige Bezeichnungen]
#1 [frei für Daten des Anwenders]  
#2 Titeldaten Wie heißt das Buch?
#3 Sachdaten Wovon handelt das Buch?
#4/#5 Personen Wer hat es geschrieben oder erarbeitet?
#6 Körperschaften Welche Institution ist daran beteiligt?
#7 Erscheinungsdaten Woher kommt es?
#8 Fußnoten, Angaben zu Gesamtwerken, Identnummern Womit hängt es zusammen?
#9 Lokale Daten der Bibliothek (auch f.d. Geschäftsgang) Wo steht das Buch?

Ansetzungs- und Vorlageformen

Die Feldinhalte sind grundsätzlich so definiert, daß sie sowohl für die korrekten Registereinträge ("Ansetzungsform") als auch für Anzeige und Druck ("Vorlageform") verwendbar sind, also mit anderen Worten, daß eine Doppelerfassung dieser Formen im allgemeinen nicht nötig ist. Will man jedoch im Einzelfall (aus bibliographischen Gründen) beide Formen registrieren, so gibt es für ein paar Kategorien ein zusätzliches Feld (#18, #19, #39, #73), meistens aber wird die Vorlageform innerhalb des Feldes hinten angehängt, getrennt durch " = " (#00/#01, #40-#69). Hat man also z.B. in #40 die Ansetzungsform des Verfassernamens eingegeben, kann man die Vorlageform mit " = " anhängen; im Register entsteht daraus eine Verweisung. Anders ausgedrückt: die für den Online- Katalog (als künftig einzigen oder wichtigsten Katalog) notwendige Form steht immer im Vordergrund und belegt immer dasselbe Feld; nur im Bedarfsfall wird zusätzlich eine Druck- oder Anzeigeform erfaßt, um korrekte Ausdrucke nach Regelwerk (RAK) zu ermöglichen. Insbesondere ist es nicht notwendig, stets eine RAK-"Verfasserangabe" einzugeben; wenn es aber im Einzelfall sein muß, gibt es dafür die #39.

Wiederholbarkeit

Grundsätzlich können alle Felder, für die es überhaupt sinnvoll ist, mehrfach besetzt werden. Die Anzahl zulässiger Mehrfacheinträge ist in der Konfigurationsdatei (A.CFG) einstellbar. Empfohlen wird, die Ziffern 2 bis 9 und (wenn das nicht reicht) dann die Großbuchstaben hinter der Feldbezeichnung anzugeben, z.B. #402  für den zweiten Verfasser usw. Bei dreistelliger Feldbzeichnung, z.B. #31s, werden die Einträge intern mit Semikolon getrennt, denn eine dreistellige Kategorienummer ist in diesem Format als solche nicht wiederholbar. Bei einzelnen Kategorien wird auf die Methode der Wiederholung hingewiesen.
 

Zur Darstellung des Formats

Anm.: Durch den begrenzten Zeichensatz im HTML-Format, müssen für einige spezielle Zeichen des PC-Zeichensatzes Ersatzdarstellungen eingesetzt werden. Es sind dies:
[SP] Das Leerzeichen (Spatium, Space)

$ Das Teilfeldtrennzeichen (normalerweise ASCII 31, das auf der Spitze stehende Dreieck). Auch bei MARC wird in der Dokumenation meist das $ verwendet, in den Daten aber der Code 31.
Durch Fettdruck hervorgehoben sind die nach einiger Erfahrung am meisten benötigten Kategorien, um Einsteigern Orientierungspunkte zu bieten. An vielen Stellen wird die innere Struktur von Feldern beschrieben. Dort wird hinter dem Wort "Form:" genau die Anordnung aller Elemente mit Interpunktion gezeigt. Bei der Eingabe entfallen jeweils die nicht vorkommenden Elemente mit ihrer Interpunktion.

 Das Leerzeichen ist dort, wo es wichtig ist, durch die Zeichenfolge [SP]  dargestellt.

Das echte Teilfeld-Trennzeichen (ASCII-Code 31) wird unter DOS auf der PC-Tastatur mit <Strg>- eingegeben (d.h. man drückt <Strg>-Taste und Bindestrich gleichzeitig). Bei den Windows-Programmen: [AltGr]+2 (die '2' links oben).



[i] zuletzt aktualisiert: 08.04.2011
Email: ub@tu-bs.de